Mesin - Mesin Pengganda Dokumen

I. Pengertian Mesin Pengganda.
Mesin pengganda dokumen adalah mesin yang di gunakan untuk membuat, memperbanyak
atau menggandakan suatu dokumen sesuai dengan jumlah kebutuhan.
Adapun dokumen yang diperbanyak tersebuat adalah dokumen-dokumen yang berupa naskah,
tulisan, surat undangan, gambar, foto dan dokumen dokumen lainnya.

2. Jenis - Jenis Mesin Pengganda

A. Fotocopy

Fotocopy merupakan mesin pengganda yg paling banyak digunakan saat ini.
Mesin ini berfungsi untuk menyalin kembali suatu dokumen asli yang akan
diperbanyak dengan bantuan cahaya, panas, bahan kimia (tinta), dan muatan
listrik statis yang menghasilkan salinan baru.
Mesin fotocopy mampu menyalin 5-25 lembar per menitnya tergantung
ukurannya.

B. Mesin Lurus / duplikator

Mesin stensil merupakan mesin pengganda yg umum digunakan di kantor-kantor
karena penggunaanya yg murah. Mesin stensil ini merupakan mesin penghasil
dokumen berbentuk lembaran-lembaran dlm jumlah yg banyak dimana
penggunaanya menggunakan kertas pembantu yaitu 'kertas master' yg disebut
stensil sheet.

Mesin pengganda stensil ini terdiri dari tiga macam yaitu :
1. Mesin Stensil Manual

Mesin stensil manual merupakan mesin yg terdiri dari komponen2 yg bersifat
mekanis, dan dioperasikan dengan tenaga manusia.

2. Mesin Stensil Listrik
Inline image 13

Mesin stensil listrik merupakan mesin yg terdiri dari komponen/mesin yg
bersifat statis namun dioperasikan dengan listrik. Penggunaan mesin ini
menghasilkan hasil yg lebih baik dari mesin yg manual.

3 Mesina Stencil Electronics

Mesin stensil elektronik merupakan mesin yg terdiri dari komponen mekanis
dan digerakkan oleh listrik serta dilengkapi panel board otomatis sehingga
penggunaanya jauh lebih baik dan mudah.

C. Scanner
Inline image 1

Scanner merupakan mesin pengganda dokumen, gambar dan foto yang
menghasilkan salinan yg baik dan hampir sama seperti aslinya.
Penggunaan scanner ini umumnya bersamaan dengan penggunaan komputer.

D. Printer

Printer merupakan mesin pengganda dokumen, gambar dan foto yg banyak
digunakan saat ini karena hasilnya yg baik dan penggunaanya yg mudah.
Printer umunya saat ini digunakan bersamaan dengan komputer/laptop sebagai
pemberi perintah dan sumber file/dokumen yg akan di hasilkan.

E. Mesin Risograph
Inline image 3

Mesin risograph atau yg dikenal dengan nama mesin RISO, merupakan mesin
perangkat untuk mencetak dan menyalin suatu dokumen dengan kecepatan
tinggi karena mesin dapat mencetak hingga 120 lembar per menitnya, jauh lebih
mesin dari mesin fotocopy dan scanner.
Umumnya mesin ini terdapat pada bisnis percetakan karena biayanya yang jauh
lebih murah ketimbang mesin pengganda lainnya.
Mesin ini bekerja dengan menyalin salinan asli dokumen yg kemudian di scan
dan setting di mesin Riso dan menghasilkan salinan baru.

F. Mesin Offset
Mesin offset merupakan mesin cetak yang umunya digunakan pada industri
percetakan dan penerbitan seperti koran, buku, majalah, dll.
Mesin ini memilki bobot yg berat serta ukurannya yg besar karena memang
digunakan untuk memproduksi cetakan yg banyak dan besar.
Namun ada juga yg ukurannya relatif kecil.
Umunya mesin offset terdiri dari 3 jenis yaitu :
1. Mesin offset Digital
Inline image 7

2. Mesin Offset Printing
Inline image 8

3. Mesin Offset Ukuran Mini
Inline image 9

G. Komputer
Komputer merupakan salah satu mesin pengganda dokumen namu dalam
bentuk perangkat lunak atau software, ini terbukti dari adanya sistem 'copy-
paste' pada program komputer.

Penggunaan komputer biasanya menggunakan printer dan scanner untuk
menghasilkan dokumen dalam bentuk naskah, makalah dll.

1. Perbekalan kantor (office suplies)

(office suplies) yaitu benda-benda yang akan habis pemakainnya sehari-hari di kantor. Benda ini biasanya digunakan untuk kegiatan tulis menulis dan biasanya tidak tahan lama. Pengertian habis bukan berarti tidak ada bekasnya numun bisa masih ada tapi tidak dapat digunakan kembali.

Office Suplies

contoh perbekalan kantor

a) Macam-macam kertas (HVS, Stensil, karton, dorslagh, karbon dll)
b) Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik.
c) Paper clip, jepitan kawat, staples.

2. Peralatan kantor (office appliences)

Adalah segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha. Misalnya alat-alat bukan mesin, atk.

Contoh peralatan kantor adalah sebagai berikut.

a) Bak surat (desk try)

desk try

b) Kalender meja (desk calender)
c) Mistar (ruler)
d) Pena (pen)
e) Tangkai pena (pen holder)

Pen holder

f) Gunting (shears)
g) Cap tanggal (band date)

band date

h) Bantalan cap (stamp pad)

stamp pad

3. Mesin-mesin kantor (office machine)

Segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara maknetik, elektronik dan mekanik. Contoh mesin-mesin kantor adalah sebagai berikut.
a) Mesin penghitung (calculating machine)

calculator

b) Mesin tulis (type writer)

manual type wryter

electric type writer

c) Mesin pengganda (reproducing machine)

fotocopy

d) Mesin label (labeling machine)

labeling machine

e) Mesin penomor (numbering machine)

numbering machine

f) Mesin-mesin komunikasi (pesawat kantor) misalnya telephone, fax, intercom.

g) Mesin perekam misalnya tape recorder, dictaphone, transcriber.
h) Ohp, lcd.

ohp

lcd infocus

i) Komputer

computer

4. Perabot kantor (office furniture)

Yaitu benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan yang kuat seperti kayu atau baja yang digunakan untuk pekerjaan tata usaha.
a. Meja kantor
Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya :

Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara.
Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya.
Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain.
Meja kantor ada beberapa jenis, dilihar dari ukuranya dan fungsinya jenis-jenis meja kantor adalah:

Ukuran Meja dan Fungsinya
Meja besar atau satu biro dengan ukuran p = 121,5 cm, l = 71 – 80 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh direktur.

meja 1 biro

Meja sedang atau meja ½ biro dengan ukuran p = 96,5 cm, l = 71 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh kepala bagian.

meja 1/2 biro

Meja biasa dengan ukuran p = 120 cm. l = 70 – 72 cm, t = 75 cm meja ini digunakan oleh pegawai biasa

meja biasa

Meja khusus sesuai dengan kegunannya juru tik, insinyur, desainer dll

computer desk

Meja rapat sesuai dengan jumlah peserta rapat kegiatan rapat atau pertemuan baik dalam jumlah besar maupun dalam jumlah kecil

meeting desk

b. Kursi.
Menurut Ralph Barnes kursi kantor yang baik harus memenuhi persyaratan antara lain :
a) Dapat diatur tinggi rendahnya.
b) Dibuat secara kokoh.
c) Disesuaikan dengan bentuk badan orang.
d) Mempunyai penyangga belakang.

kursi pimpinan

c. Lemari
Lemari di kantor dapat dibedakan berdasarkan kegunaanya, macam-macam lemari atau alat penyimpan di kantor antara lain:

Lemari-lemari warkat, lemari ini biasanya digunakan untuk menyimpan warkat atau dokumen yang belum difile atau belum disimpan.
Lemari rak, lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen seperti buku, laporan yang sudah dibundel atau dimasukan dalam odner.

lemari arsip
Lemari brandkas (cash box) lemari ini digunakan untuk menyimpan uang atau dokumen-dokumen penting dan surat berharga perusahaan.

cash box
Filling cabinet, alat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses dan dijadikan sebagai arsip perusahaan.

filling cabinet

5. Hiasan kantor (office ornament)

Yaitu benda-benda kantor pada umumnya untuk menambah suasana menyenangkan di kantor. Berfungsi untuk menambah suasana indah di dalam kantor sehingga semangat kerja pegawai dapat meningkat, dengan adanya hiasan di kantor diharapkan dapat mengurangi stress pegawai sehingga kinerja meningkat.

Beberapa contoh hiasan kantor antara lain :
a) Bunga hidup atau pohon hidup.

flower in the vas

b) Lukisan-lukisan.
c) Akuarium
d) Lampu hias

lampu hias

6. Perabot kantor tempelan (office fixture)

Yaitu perabot yang telah melekat menjadi satu dengan bangunan lain di kantor. Misalnya lemari yang telah menjadi satu dengan gedung, rak buku yang menempel di dinding.

lemari dalam dinding

7. alat bantu peraga

Yaitu alat-alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dan pendengar misalnya tape recorder, LCD, televisi dll. Alat ini sangat penting ketika terjadi komunikasi antara penyaji dan pendengar untuk membantu meningkatkan pemahaman antar komunikan dan komunikator.
Beberapa contoh antara lain:
a) LCD, OHP.
b) Microphone

microphone

c) Video, Televisi.

tv led

Perlengkapan kantor tersebut seharusnya dapat meningkatkan kinerja pegawai kantor di suatu instansi. Penggunaan perlengkapan kantor juga harus diperhatikan agar perlengkapan kantor tersebut tidak mudah rusak, sehingga akan menghemat pengeluaran suatu kantor. Untuk memilih peralatan kantor yang baik untuk suatu kantor
Perangkat Komputer.

Gambar inline 12

Perangkat Komputer/Laptop.

H. Faximile
Gambar inline 14

Faximile merupakan salah satu alat-alat kantor yang banyak digunakan saat ini.
Faximile biasanya digunakan sebagai alat komunikasi dan juga dapat digunakan
untuk meng-copy dan menggandakan dokumen, berkas yg diperlukan.

Penggunaan berkirim dokumen dan menerima dokumen dengan 'faximile' dapat
dilakukan dengan dua cara yaitu manual dan otomatis.

Mesin faximile ini umumnya terdiri dari mesin fax dan jaringan telepon, dimana
cara cara menggunakannya ialah dengan memasukkan terlebih dahulu dokumen
ke mesin fax kemudian menekan nomor telepon tujuan. Dan beberapa saat
kemudian dokumen akan sampai di tujuan.

BENTUK-BENTUK SURAT (STYLE)

Hal Sobat Blog Kita... Selamat malam.. ap kabar...

lama tidak memposting,, kali ini saya akan memposting tentang bentuk-bentuk surat, karena pada saat-saat ini banyak permintaan teman-teman untuk men-share ini. khusus nya anak-anak perkantoran.

Berikut beberapa contoh bentuk-bentuk surat beserta pengertinnya:

Sekilas tentang surat
Surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi untuk berbagai kepentingan

Bentuk Surat.

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.
Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :

1. Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
Format surat :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

CONTOH SURAT

Bandung, 05 Maret 2009
PT. Indo Karya
Jalan Cikapundung
Garut

Tuan-tuan yang terhormat,
Menurut pesaanan Tuan tanggal 21 Februari 2009 dengan gembira kami kabarkan, bahwa hari ini telah kami kirimkan 15.000 buah bumbu makanan. Bersama dengan ini kami sampaikan faktur dan daftar pengiriman barang, masing-masing rangkap dua, pelunasan sisa harga barang kami harapkan paling lama tanggal 10 Maret 2009.
Atas perhatian Tuan kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
PT. Indo Karya
Rani Ratnaningsih
DIREKTUR
2.Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
Format surat :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

CONTOH SURAT

Banten, 5 Maret 2009

Kepada Yth.
Segenap Nasabah Giro
PT BANK Danamon
Cabang Garut

Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 12 Mei 2009, Bank BCA Cabang Garut akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan giro bilyet.
Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.
Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT Bank Danamon

Drs. Suwarno
Pimpinan

3. Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
Format surat :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

CONTOH SURAT

Surakarta, 21 Maret 2009

Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Bekasi

Dengan hormat
Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2009.
Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2009 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi.
Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami
Penerbit TRIBUANA

4. Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Format surat :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

CONTOH SURAT

                                                                                                                                           Surabaya, 9 Maret 2008
PT Taman Citra
     Jalan Cantel 112
          Sragen

Dengan hormat,
          Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.
Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air.
            Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air.
Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami PT Anemeka Pupuk

Suwarno
Direktur

5.Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Format surat :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

Surat Menyurat

Surat menyurat dinas merupakan kebutuhan wajib bagi suatu instansi atau perkantoran. Buku korespondensi ini menyajikan secara lengkap surat-surat dinas dengan dilengkapi aturan pemakaian bahasa yang benar. Lebih lengkap lagi buku disertai dengan contoh-contoh surat berikut formatnya yang disajikan secara runtut dan praktis sehingga mudah diterapkan. Penting bagi para sekretaris, pegawai kantor, sekolah, instansi pemerintah,instansi swasta dan yang berkaitan dengan korespondensi.

Pengurusan surat

Pengurusan surat tidak terbatas menerima dan mengirimkan surat, tetapi juga

termasuk kegiatan mengarahkan maupun mendistribusikan surat ke unit-unit

pengolah dalam suatu Instansi. Tujuan dari pengurusan surat adalah agar surat

sampai pada pihak tertentu dengan cepat dan tepat. Secara garis besar kegiatan

dalam pengurusan surat meliputi :

a) Menerima surat masuk

b) Mensortir surat masuk

c) Menetapkan dan menentukan arah surat

d) Mengklasifikasi dan mengindeks surat

e) Mencatat surat

f) Mendistribusi surat dan

g) Mengirimkan surat keluar.

Beberapa permasalahan yang sering muncul dalam pengurusan surat antara

lain :

1. Keterlambatan penyampaian surat yang mengakibatkan kelambatan dalam melaksanakan tindakan sesuai informasi yang dikandung di dalamnya.

2. Lokasi surat tidak diketahui atau hilang.

3. Kesalahan dalam pengarahan surat, dalam artian pendistribusian surat ke unit

pengolah masing-masing.

4. Kebocoran informasi

Munculnya permasalahan tersebut pada umumnya disebabkan oleh berbagai

hal yang saling berkaitan antara lain :

a. Pengorganisasian surat

Banyak terjadi di berbagai organisasi kegiatan pengurusan surat belum

diorganisasikan secara benar. Terkadang tidak dikatahui unit organisasi yang

bertanggung jawab terhadap pengelolaan surat secara menyeluruh. Tidak

jarang keluar masuknya surat tidak melalui satu pintu sehingga menyulitkan

pengendaliannya.

b. Prosedur kerja

Prosedur dan tata kerja tidak diatur secara efisien. Arus surat masih tumpang

tindih. Gejala yang sering terjadi di berbagai organisasi ialah adanya praktek

yang mengharuskan semua naskah dinas harus diketahui pimpinan. Pimpinan

harus membaca lebih dahulu sumua surat sebelum menyampaikannya pada

stafnya. Hal ini berarti tidak efisien karena pimpinan juga melaksanakan tugas

pengarah. Hal seperti ini bukan merupakan problem bagi instansi kecil. Akan

tetapi untuk instansi yang cukup besar dengan jumlah surat yang dikelola

cukup besar volumenya, hal ini menimbulkan persoalan tidak sepele. Keadaan

ini pada umumnya muncul karena beberapa hal antara lain :

a) Keinginan pimpinan untuk mengetahui seluruh informasi/surat

b) Adanya ketidakpercayaan pimpinan pada stafnya.

Hal ini menimbulkan permasalahan dalam kaitannya dengan prosedur dan tata

kerja ialah hal yang terkait dengan pencatatan surat, banyak terjadi di berbagai

organisasi semua surat tanpa mempertimbangkan bobot informasinya

dikendalikan dan dicatat sebagai surat penting. Hal ini selain tidak efisien juga

menimbulkan kelambatan dan menciptakan peluang untuk hilangnya suatu

surat.

c. Tenaga

Secara kualitatif Sumber Daya Manusia di bidang kearsipan belum

memadai untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan surat. Pada umumnya

tenaga yang tersedia tidak memiliki bekal di bidang kearsipan. Bahkan

pengetahuan tentang tugas dan fungsi organisasipun belum memadai. Hal ini

akan sangat berpengaruh terhadap pengelolaan surat organisasi yang

bersangkutan.

Selain permasalahan tersebut masih banyak lagi permasalahan lain yang

dihadapi di bidang kearsipan. Oleh karena itu untuk penyempurnaan pelaksanaan

system dan prosedur pengurusan surat, sebagai suatu langkah dalam bidang

kearsipan perlu disampaikan disini beberapa hal yang berkaitan dengan

pengurusan surat, yaitu pengorganisasian pengurusan surat, pengendalian surat

dan penataan berkas.

Jenis-Jenis Dokumen Kantor

12 Nov

JENIS-JENIS DOKUMEN KANTOR

Dokumen meliputi surat-surat, akte, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kwitansi, cek, rekaman, dan benda-benda lainnya yang masih bisa dijadikan bukti atau pendukung suatu keterangan.
Dokumen dapat ditinjau dri beberapa segi :
1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis:

a. Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll
b. Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll
c. Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll
d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll
2. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya
Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :
a. Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat
b. Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan
c. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan
d. Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .
3. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas :
a. Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll
b. Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll
c. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang .seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll
d. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll
e. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll
4. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya
a. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :
1). Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.
2). Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
3). Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
b. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.
5. Ditinjau dari segi penelitian
Dibedakan atas 3 jenis :
a. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll
b. Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll
c. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.
6. Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya ..
a. Dokumen lateral, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam .seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .
b. Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.
c. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .
7. Ditinjau dari segi ruang lingkup kerja pemerintah
a. Dokumen Pemerintah
Adalah surat-surat penting yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian dalam kegiatan pemerintah.
Contoh:

Undang-undang pemerintah
Peraturan Pemerintah
Keputusan Presidan
Keputusan Mentri
Peraturan Daerah
Perjanjian kerja sama antar negara
Dokumen Sejarahadalah surat-surat, benda, atau catatan-catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

8. Ditinjau dari segi fungsinya
Dari segi fungsinya, dokumen terdiri atas dua macam, yaitu sebagai berikut.

Dokumen dinamis adalah dokumen yang dipergunaakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis, yaitu sebagai berikut.
Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus-menerus dalam proses pentelenggaraan pekerjaan kantor.
Dokumen semi aktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun.
Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunaakan.
Dokumen statis adalah dokumen yang tidak seecara langsung diggunakan dalam pekerjaan kantor.

9. Jenis-jenis dokumen lainnya
Jenis dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi diantaranya sebagai berikut.

Surat pengantar adalah surat yang digunggakan untuk mengantar sesuatu kepada yang berkepentingan, sesuatu itu dapat berupa barang, salinan surat, buku, berosur
Faktur merupakan tanda bukti transaksi jual beli yang berisi perhitunggan harga barang yang dijual berdasarkan jenis dan jumlahnya
Kuitansi merupakan tanda bukti pembayaran atau penerimaan uang.
Bill of lading adalah surat angkutan yang disetakan pada barang-barang yang akan dikirim dengan kapal laut.
Latter of credit adalah surat yang dikeluarkan bank devisa atas printah importir kepada eksportir luar negri yang merupakan relasi dari importir yang diberikan hak kepada eksportir untuk menarik dana yang disebut dalam L/C

Dari aktivitas kegiatan satuan kerja yang digolongkan dari wujud atau bentuk dokumen kantor dapat dibedakan antara lain :

Sertifikat
Piagam
Surat ( Niaga dan Resmi, Aneka surat Sekretaris )
Selebaran / Brosur
Blanko / Formulir
Kliping
Situs – situs internet
JENIS DOKUMEN MUATAN KAPAL
Betapa pentingnya Suatu dokumen dalam membawa barang di atas kapal, berikut saya lampiran beberapa definisi dari dokumen2 tersebut semoga bermanfaat.

SHIPPING ORDER (SO) atau sering di sebut SHIPPING INSTRUCTION (SI)

SHIPPING ORDER (SO) atau sering di sebut SHIPPING INSTRUCTION (SI) merupakan Surat yang dibuat oleh Shipper / pengirim yang ditujukan kepada Carrier / kapal untuk menerima dan memuat muatan yang tertera dalam surat tersebut.
Shipping Order berisi :
Nama shipper,
Nama Consignee dipelabuhan bongkar,
Notify address,
Pelabuhan Muat,
Pelabuhan Tujuan,
Nama dan Jenis barang,
Jumlah Berat dan Volume,
Shipping Mark,
Total Nett Weight,
Total Gross weight,
Total Measurement,
Freight and charge,
B/L ,
Dated,
Commercial Invoice, No.L/C.

Shipping Instruction merupakan sumber pengapalan, oleh karena itu kalau S/I sudah diterima oleh agen pelayaran (accepeted by the agent) maka kedua belah pihak yaitu shipper dan carrier terikat kepada kesepakatan tersebut, yaitu pengapalan muatan. kalau shipper membatalkan pengapalannya, carrier yang bersangkutan mempunyai hak atas ganti rugi yang dinamakan dead freight. Sebaliknya kalau carrier membatalkan sailing, harus mengganti ganti rugi kepada shipper .

salah satu contoh dokumen cargo declaration form

CARGO DECLARATION merupakan dokumen yang di buat oleh shipper (pengirim) ditujukan kepada master kapal, dokumen ini menyatakan bahwa cargo telah di inspeksi oleh independent surveyor yang menyatakan cargo aman untuk di angkut (coba baca rules IMSBC CODE)
RESI MUALIM (MATE RECEIPT) Surat tanda terima barang / muatan diatas kapal sesuai dengan keadaan muatan tersebut yang ditanda tangani oleh mualim – I. Resi Mualim diberi catatan bila terdapat hal-hal yang tidak sesuai atau perlu keterangan tambahan. Apa yang tertera dalam Mate receipt akan tertera dalam Konosemen (Bill of Lading).
RESI GUDANG, yaitu surat tanda muatan yang dikeluarkan oleh kepala gudang yang menerima muatan tersebut dari shipper. Biasanya shipper menyerahkan muatan yang akan dikapalkan itu satu dua hari sebelum saat kedatangan kapal yang bersangkutan dipelabuhan pemuatan, untuk melakukan pemuatan.
Resi Gudang dibuat dalam lembar (atau lebih, sesuai kebutuhan) menggunaan warna yang berbeda-beda; masing-masing lembar mempunyai fungsi yang berbeda sbb:

Lembar ke-1 (asli), warna putih, sebagai surat Muat, yaitu surat penterahan muatan dari gudang ke perwira kapal.
Lembar ke-2, kuning, sebagai mate’s receipt (resi mualim) asli, setelah muatan diterima oleh mualim dan segala kondisi muatan dicatat disitu, untuk shipper
Lembar ke-3, warna merah jambu, sebagai Tembusan Resi Mualim, diserahkan kepada agen setempat sebagai dasar pembuatan bill of Lading;
Lembar ke-4, warna hijau, untuk arsip kapal;
Lebar ke-5 dan lembat ke-6, warna putih, untuk eperluan lainnya.

Lembar-lembar kedua dan seterusnya menggunakan kertas tipis sedangkan lembar kesatu menggunakan kertas HVS. Perusahaan-perusahaan pelayaran tertentu menggunakan formulir yang merupakan satu set dari mulai S/O sampai Resi Mualim.
TALLY SHEET Suatu daftar / catatan penghitungan jumlah / banyaknya muatan yang diterima atau muatan yang dibongkar oleh kapal. Penghitungan dilakukan oleh Tally Clerk dan di syahkan / diketahui oleh Mualim I..
MANIFEST Surat yang merupakan suatu Daftar barang-barang / muatan yang telah dikapalkan. Dimana daftar tersebut berisi : Nama kapal, Pelabuhan Muat dan Pelabuhan tujuan, Nama Nakhoda, Tanggal, No. B/L, Pengirim (Shipper), Penerima (Consignees), Tanda (Mark), Jumlah / banyaknya (Quantity), Jenis barang / muatan (Description of goods), Isi & Berat (Volume & Weight) dan Keterangan jika ada. Dibuat oleh Perusahaan Pelayaran.
BILL OF LADING (KONOSEMEN) Merupakan surat persetujuan pengangkutan barang antara pengirim (Shipper) dan Perusahaan Pelayaran (Owner) dengan segala konsekuensinya yang tertera pada surat tersebut. Juga dapat merupakan surat kepemilikan barang sebagaimana yang tertera dalam surat tersebut dan oleh karenanya dapat diperjual belikan sehingga Bill of Lading ini juga merupakan surat berharga.
LETTER OF INDEMNITY / LETTER OF GUARANTEE adalah Surat Jaminan yang dibuat oleh Shipper untuk memperoleh Clean B/L, dimana Shipper akan bertanggung jawab apabila timbul Claim atas barang tersebut.
DELIVERY ORDER Suatu surat yang menyatakan kepemilikan atas barang atau muatan. Dimana D/O dapat diperoleh dengan menukarkan B/L miliknya.
STATEMENT OF FACT Laporan pelaksanaan kegiatan bongkar / muat mulai dari awal hingga selesai kegiatan.
STOWAGE PLAN merupakan gambaran informasi kondisi muatan yang berada dalam ruang muat baik mengenai Letak, Jumlah dan Berat muatan sesuai consignment mark bagi masing-masing pelabuhan tujuannya
HATCH LIST Daftar muatan yang berada dalam palka yang bersangkutan.
DISCHARGING LIST Daftar bongkaran muatan pada suatu pelabuhan tertentu.
DAMAGE REPORT Merupakan suatu surat Berita acara kerusakan muatan yang terjadi diatas kapal sehubungan tanggung jawab pihak carrier.
MARINE NOTE OF SEA PROTEST Merupakan suatu Berita Acara atas kerusakan muatan diluar kemampuan manusia. Dibuat oleh Nakhoda dan di syahkan oleh Notaris.
NOTICE OF READINESS ( NOR ) Suatu surat yang dibuat oleh Nakoda yang menyatakan bahwa kapal telah siap untuk melaksanakan kegiatan pembongkaran atau pemuatan.

Macam-macam Dokumen Perjalanan Dinas

Dokumen Perjalanan Dinas ialah keterangan-keterangan yang melengkapi Perjalanan bisnis atau dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan.

Macam-macam dokumen perjalanan dinas yaitu :

1. Passport ,

2. Vissa ,

3. Asuransi ,

4. Dokumen Medikal/Kesehatan ,

5. Rencana Perjalanan ,

6. Jadwal Perencanaan ,

7. Peta ,

8. Petunjuk Akomodasi,

9. Voucher Perjalanan ,

10.Jadwal Bisnis ,

11.Agenda Pertemuan ,

12.Daftar nama yang akan dihubungi ,

13.Surat Perintah Perjalanan Bisnis.

PENGURUSAN SURAT SISTEM KARTUKENDALI

A.Pengertian Kartu Kendali
Kartu kendali adalah kartu yang di pergunakan untuk pencatatan surat masuk/keluar dalam suatu organisasi.

B.Fungsi Kartu Kendali

Sebagai alat pengendali surat masuk/keluar
Sebagai alat pelacak lokasi surat
Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
Sebagai opengganti buku agenda dan ekspedisi.

C.Prosedur Surat Masuk Sistem Karu Kendali

Bagian penerima surat,menerima surat masuk baik melalui kurir pos atau instansi.Kemudian bagian penerima surat menandatangani buku ekspedisi ekstern yang di bawa oleh ekspeditur.
Kemudian bagian penerima surat,memeriksa surat suart dan kelengkapannya.
Setelah itu bagian penerima surat,mencatat tanggal dan waktru di terima pada sampul surat,dan setelah itu bagioan penerima surat menyerahkan surat beserta sampul kepada pencatat surat.
Setelah surat di terima oleh pencatat surat,kemudian mencatat surat tersebut ke dalam kartu kendali rangkap tiga.Tapi,kolom indeks,kode,pengolah dan paraf yang ada pada kartu kendali di kosongkan karrena akan di isi oleh pengarah.
Kemudian kartu kendali di clep paperdan di teriuskan kepada pengarah.
Pengarah menerima surat yang telah dilempari kartu kendali.
Kemudian pengarah menentukan kemana surat harus di teruskan
Pengarah mengisi kolom indeks ,kode dan pengolah pada kartu kendali.
Pengarah menyimpan kartu kendali1(lembar putih)
Pengarah meneruskan surat,kartu kendali 2 dan 3 ke unit pengolah
TU unit pengolah menerima surat,kartu kendali 2 dan 3
KK(kartu kendali)2 diparaf oleh Tu unit pengolah setelah itu di kembalikan kepada pengarah dan pengarah meneruskan kepada [penata arsip.
TU unit pengolah melampiri surat tersebut dengan 2 lembar disposisi dan menyerahkan surat,kartu kendali3 dan 2 lembar disposisi tadi kepada pimpinan unit pengolah.
pimpinan unit pengolah menerima surat,kartu kendali 3 dan 2 lembar 2disposisi serta ,memberi disposisi tersebut.
Pimpinan unit pengolah menyerahkan kembali surat,kartu kendali3,dan dua lembar disposisi kepada TU unit pengolah.
TU unit pengolah menerima kembali surat,kartu kendali3 dan 2 lembar disposisi dari pimpinan unit pengolah menyimpan kartu kendali 3 dan lembar disposisi kedua di tambah surat.
TU unit pengolah menyerahkan lembar disposisi1 kepada pengolah surat
Pengolah surat menerima lembar disposisi 1 yang telah di paraf unit pengolah dan memproses surat menurut isi disposisi.
Setelah surat selesai di proses surat dan LD(lembar disposisi) di kembalikan ke TU unit oengolah.
TU unit pengolah mencocokkan dengan LD2,LD1, dan LD dua di satukan dan disimpan.sedangkan surat dan KK3 yang di simpan pada TU Unit pengolah di teruskan ke penata arsip .dan KK2 di serahkan kepada TU
Penerima arsip menerima KK2 yang telah di paraf TU unit pengolah,setelah itu penata arsip menerima surat yang telah selesai di proses TU dan menukar KK2 dengan KK3.Dan menyimpan surat sesuai sistem yang di pakai oleh instansi tertentu
“Pengurusan Surat Masuk oleh Sekretaris dengan Buku Agenda”

C.   Pembahasan

1.      Pengurusan Surat Masuk dan Keluar dengan Buku Agenda

a.       Prosedur Pengurusan Surat Masuk

1)      Penerimaan

Tugas penerimaan surat adalah :

·      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

·      Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat

·      Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

·      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

2)      Penyortiran

Penyortiran adalah kegiatan memilah-milah surat untuk diolah lebih lanjut. Tujuan penyortiran surat adalah :

·      Untuk mengetahui jumlah surat yang masuk atau diterima

·      Untuk menentukan prioritas penyelesaian surat

·      Untuk mempermudah pengawasan penanganan surat.

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :

·      Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan, dan surat dinas lainya

·      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam tiga kelompok, yaitu surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia

·      Memisah-misahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos dan sebagainya.

3)      Pencatatan

Setelah surat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan. Petugas pencatatan tugas sebagai berikut :

·      Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud isi surat, dengan cara menggais bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting

·      Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang dituju

·      Pemeriksaan lampiran-lampiran

·      Membubuhkan cap (time stamp atau electrik clock dating machine) yang meupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian bawah atau atas halaman surat.

4)      Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk atau keluar ke dalam buku agenda (buku harian). Biasanya buku ini disebut Buku Agenda Surat Masuk dan petugasnya dinamakan agendaris. Pencatatannya yaitu setiap surat masuk diberi nomor agenda surat masuk.

Secara umum dikenal dua macam bentuk buku agenda yaitu buku agenda tunggal dan buku agenda kembar atau ganda. Buku agenda tunggal ialah buku pencatatan tentang semua surat masuk yang diterima dalam bentuk satu buku atau daftar penerimaan harian surat-surat masuk. Buku agenda kembar ialah buku pencatatan tentang surat-surat masuk yang diterima oleh kantor dan surat-surat keluar yang dikirim oleh kantor yang bersangkutan yang pencatatannya digabungkan menjadi satu buku. Dengan demikian buku agenda kembar merupakan alat mencatat surat masuuk dan surat ke luar dalam suatu organisasi kantor dengan cara digabungkan. Halaman sebelah kiri terdiri dari lajur-lajur untuk pencatatan surat ke luar.

5)      Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengelolanya. Kegiatannya sebagai berikut :

·      Surat masuk harus disertai atau dilampiri lembar disposisi(action slip) oleh sekretaris atau kepala tata usaha

·      Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi direruskan kepada pimpinan atau kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atau isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.

·      Surat yang memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris atau kepala tata usaha. Selanjutnya diteruskan kepada unit pengolahan suratt untuk diproses dengan lembar disposisi.

Apabila pimpinan menanggap perlu agar sesuatu surat diproses melalui beberapa pejabat atau kepala bagian maka sekretaris atau petugas pengarah surat dapat menyertakan suatu lembaran yang disebut lembar beredar. Dengan demikian surat yang harus diproses melalui beberapa pejabat atau kepala bagian maka sekretaris atau peugas penanganan surat perlu memperbanyak surat tersebut untuk ditangani dengan cepat. Kegiatan memperbanyak surat disebut penggandaan, biasanya digunakan fotokopi, mesin tik atau mesi stensil.

Lembar disposisi ialah lembaran kertas yang disediakan oleh agendaris untuk membubuhkan disposisi atau instruksi pimpinan. Lembar disposi dapat dibedakan atas dua macam, yakni :

·      Disposisi langsung adalah disposisi yang langsung ditulis pada lembar surat

·      Disposisi tidak langsung adalah disposisi yang ditulis pada lembar tersendiri.

6)      Penyampaian surat

Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

·      Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern

·      Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan, Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima.

·      Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

7)      Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh sekretaris dengan mempergunakan metoda kearsipan yang berlaku untuk kantor tesebut. Berkas-berkas yang penyimpannannya masih ditangani oleh sekretaris (petugas penanganan surat) merupakan berkas atau arsip yang bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih digunakan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan.

Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

·      Meneliti tanda-tanda berkas tersebut sudah dapat disimpan. Tanda-tanda tersebut diberikann pada lembar disposisi dengan kata-kata file atau dep (deponeren disimpan) atau dengan menggarisbawahi kata-kata yang memberikan petunjuk bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.

·      Mengindeks, adalah kegiatan memberi kode untuk nama pengirim, perusahaan, instansi pemerintah serta nama organisasi yang terhimpun

·      Menyortir

·      Menyimpan ke dalam folder tertentu

·      Menata arsip yang baik serta teratur.

cara bertelepon yang baik

Adapun tata cara yang baik saat menelpon adalah sebagai berikut :

1. Pegang gagang telepon dengan baik. Hal ini penting untuk menghindarkan suara yang kita keluarkan tidak jelas . Perhatikan juga jarak telepon, jangan terlalu dekat ataupun terlalu jauh dengan mulut kita.

2. Usahakan nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengus di telepon. Kasihan lawan bicara kita, mbrebek (kata orang Jawa)..: P

3. Ucapkan salam baik pada saat kita menelpon atau menerima telepon, seperti Selamat Pagi, Selamat Siang, Selamat Sore dsb. Bila menerima telepon di kantor biasanya kita sebutkan identitas perusahaan, salam, nama dan kalimat bisa dibantu. Misal: PT Kolang-Kaling, Selamat pagi/siang/sore, dengan Dian bisa dibantu..?

4. Jangan lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat, boleh tahu dengan Bapak/Ibu/Mas/Mbak siapa saya berbicara..?

5. Gunakan “Smiling Voice” selama pembicaraan berlangsung, bahkan sejak pertama mengucapakan salam. Bagaimana sich membuat suara kita enak & empuk didengar dan selalu seperti tersenyum..?ya kuncinya tersenyumlah selama berbicara dan buat nada suara kita berada pada posisi suara rendah (jangan melengking) dan menggunakan suara perut

6. Selama pembicaraan jaga kecepatan bicara kita (pitch control) agar tidak terlalu cepat dan terlalu lambat

7.Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara. Jangan memotong pembicaraan. Bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di dekat kita

8.Apabila tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan

9. Simpulkan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri pembicaraan

10.Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan “apakah ada lagi yang bisa saya bantu?” atau ada hal-hal penting yang terlewat untuk disampaikan. Bila tidak maka ucapkan terima kasih dan jangan lupa ucapkan kembali salam

11.Yang menghubungi atau menelpon adalah yang meletakkan / menutup gagang telepon terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindarkan adanya hal penting yang mungkin belum disampaikan sepanjang pembicaraan dan telepon keburu ditutup atau berkesan kita mentup/membanting telepon padahal lawan biacara belum selesai berbicara.
Selamat mencoba, mudah-mudahan postingan ini bisa membantu mengingatkan kita semua agar selalu bersikap santun saat meng handle telepon dari seseorang.

TIPS MENJADI SEKRETARIS YANG BAIK

Sekretaris merupakan sebuah proesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung.Gelar ini menunjukan kepada sebuah pekerj kantor yang tugas nya selalu melaksanakan pekerjaan rutin,tugas tugas administratif atau tugas tugas pribadi dari atasan nya.
Sekretaris biasa nya melakukan tugas tugas seperti mengetik pengguna komputer dan penggunaan komputer dan pengaturan agenda,Mereka biasanya bekerja di belakang meja.Sebagian besar yang menekuni profesi ini adalah wanita.
Pada masa sekarang di harapkan sekretaris memahami bahwa setiap proses aspek jabatan mempunyai jabatan tertentu seperti waktu penyelesaian tugas dengan baik,menerapkan metode atau prosedur tertentu dan mempengaruhi orang lain.
Berikut ini ada beberapa saran yang bisa anda lakukan.
1.Menampilkan Citra Perusahaan
Citra perusahaan adalah hal yang harus di junjung tinggi,karena posisi ini tangan kanan atasan maka harus mampu menampilkan citra perusahhan yang baik.
2.Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah,baik,dan bertanggung jawab pada semua tugas nya.Bukan hanya baik kepda atasan tetapi juga harus baik pada relasi dan kawan sekantor.Ia harus memiliki hubungan interpersonal yang baik yang mampu mendorong semangat kerja.
3.Mempelajari dinamika organisasi memahami wewenang atau tanggung jawab dengan baik
Jangan sampai kurang jelas memahami intruksi yang menjadikan salah tafsir.Mencari cara kerja baru yang lebih efektif sebagai cara baru untuk memecahkan persoalan.
4.Pandai menjaga rahasia
Sebagai tangan kanan atasan dan selalu mendapat kepercayaan dari atasan sekertaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupu rahasia pribadi sang atasan.
5.Memahami Acounting dan Pembukuan
Acounting dan pembukuan juga harus di kuasai agar bisa melakukan pembukuan kantor dngan baik.
6.Menguasai teknologi
Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan tetapi juga harus update terhadap kemajuan teknologi.
7.Mempelajari karakter atasan
Kenalilah karakter atasan agar anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8.Menghargai bahasa asing
Keterampilan ini bisa menjadi nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris ,karena biasanya ia akan sering diminta atasan untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negri.
9.Mempunyai etika yang baik
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara,makan duduk dan sebagainya.Karena itu sangat berkautan dengan citra perusahaan.
10.Menjaga kondisi fisik maupun fsikis
Dengan makan makanan bergizi baik kebiasaan berdisiplin untuk bekerja maupun banyak bersantai berguna dalam menghadapi stres cara kita bereaksi terhadap stres juga perlu di perhitungkan.
11. Pandai berbicara di depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan atasan.Karena itu ia harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.

Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan Hidup

MPK3LH TENTANG Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan Hidup (K3LH)

Pendahuluan
Keselamatan :
- Keselamatan dalam kamus Bahasa Indonesia adalah berasal dati kata selamat yang berarti :
1. Terbebas dari bahaya, malapetaka, bencana
2. Terhindar dari bahaya, malapetaka dan bencana
3. Tidak kurang dari suatu apa;
4. Tidak mendapat gangguan

Keselamatan dipandang dari sudut agama (Islam) adalah Keselamatan dalam bahasa arab adalah salám dari kata Islám. Jadi Keselamatan dalam sudut pandang agama adalah batas antara keharmonisan/kedekatan dan perpisahan, serta batas antara rahmat dan siksa.
Jadi keselamatan adalah perihal (keadaan) selamat; sejahtera; bahagia
Kesehatan, dalam kamus Bahasa Indonesia berasal dari kata sehat yang berarti : baik seluruh badan serta bagian-bagiannya (bebas dari sakit). Sedangkan kesehatan itu sendiri adalah keadaan (hal) sehat.
Menurut WHO ‘sehat’ adalah suatu keadaan yang lengkap meliputi kesejahteraan fisik, mental dan sosial, bukan semata-mata bebas dari penyakit dan cacat atau kelemahan. Sebagai konsekuensi dari konsep WHO maka sehat adalah : tidak sakit, tidak cacat, tidak lemah, bahagia secara rohani, sejahtera secara sosial dan fit secara jasmani.
Keadaan ‘sakit’ merupakan akibat dari kesalahan adaptasi terhadap lingkungan (maladaptation) dan reaksi antara manusia dan sumber2 penyakit. ‘Sakit’ berarti suatu keadaan yang memperlihatkan adanya keluhan dan gejala sakit secara subyektif dan objektif sehingga penderita memerlukan pengobatan untuk mengembalikan keadaan sehat.
Kerja (dalam kamus bahasa Indonesia): adalah perbuatan melakukan sesuatu; sesuatu yang dilakukan (diperbuat).
Jadi,
Keselamatan dan Kesehatan Kerja atau beraktifitas adalah suatu usaha yang dilakukan (kerja/aktifitas) dalam keadaaan sehat agar hasil yang didapatkan untuk kesejahteraan dirisendiri, keluarga maupun orang lain.

Sejarah perkembangan K3
Bahaya ditempat kerja telah mulai diidentifikasi oleh para ahli ilmu kedokteran tahun 1800-an Ramuzzini (1633 – 1714) dikenal sebagai Bapak Pengobatan Kerja (Occupational Medicine). Kematian dan cacat akibat kerja saat itu memang dianggap biasa, terutama dibidang pertambangan dan pertanian. Ramuzzini adalah orang yang merekomendasikan penyelidikan kedalam sejarah kesehatan pasien.

Dengan kemajuan revolusi industri, permesinan, alat mekanikal, dan listrik telah menjadi bagian yang integraldari kehidupan kita. Mekanisasi memberikan banyak keuntungan, tetapi diiringi pula dengan meningkatnya resiko, penyakit dan cedera pada orang yang terpapar padanya. Penggunaan bahan kimia juga tidak terpisahkan dari kehidupan manusia. Bahn pembersih, cat, perekat, bahan campuran hanyalah sedikit dari benda yang kita gunakan sehari-hari. Tetapi pembuatan dan pemakaian dari bahan-bahan ini bisa membahayakan tubuh kita, atau bisa menimbulkan resiko kebakaran.
Dengan adanya hal-hal yang merugikan diatas maka timbullah program pencegahan bahaya-bahaya yang muncul ditempat kerja tersebut dalam bentuk Program Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Seiring dengan laju pertumbuhan manajemen modern, maka muncul apa yang disebut Manajemen Keselamatan Kerja.
Untuk dapat menuju suatu harapan yang lebih baik (selamat dan sehat) baik bersama keluarga tercinta, sahabat, tetangga, rekan kerja atau terhadap orang lain, seyogyanya kita berperilaku /tindakan yang aman seperti sopan santun, hormat menghormati dan mentaati norma-norma agama maupun norma keselamatan dan kesehatan.
Sebelum kita berperilaku seperti tersebut diatas mungkin banyak diantara kita yang belum mengetahui efek yang dihasilkan dari/jika kita tidak berperilaku seperti tersebut diatas.
Banyak kita dengar dan telah tertulis dikoran-koran atau media massa lainnya ada kecelakaan yang menimpa si A karena jatuh dari tangga yang tidak layak pakai lagi. Ada nona si Cantik ditemukan tewas tanpa busana disemak-semak, loh kok bisa. Gadis anak pak A hamil akibat hubungan gelap dengan sorang pemuda di kampungnya. Kemarin bus parawisata nyemplung ke sungai karena ingin menyalip kendaran didepannya 4 penumpangnya tewas ditempat dan lainnya luka parah. Seorang mekanik putus jari tangannya karena terjepit diantara besi penyangga. Banyak tamu terserang penyakit perut disalah satu pesta pernikahan. Dua dump truck bertabrakan di area penambangan mengakibatkan sopirnya luka parah. Seorang pekerja jatuh dan tewas dari atas scaffolding. Karena kecerobohan seorang electrical tidak mengisolasi kabel yang terbentang dijalan, maka seorang pekerja terkena sengatan arus listrik.
Kenapa semua contoh kecelakaan tersebut diatas harus terjadi ? tidak bisakah kita meniadakan atau minimal mengurangi dampak yang terjadi? Adakah usaha untuk itu ?. Prinsip keselamatan dan kesehatan adalah salah satu solusinya. Dengan menjalankan prinsip tersebut semua bahaya dan penyakit dapat dicegah. Semua, berarti tidak ada yang tidak bisa kita lakukan tuk meniadakan suatu kecelakaan. Dari tulisan ini dibuat untuk dapat menjadi bahan perenungan dan sebagai bahan pembelajaran tuk dapat mengenali dan mengendalikan segala macam bahaya yang dapat mengancam kita semua dari kecelakaan yang tidak diinginkan.

BAHAYA, Apa itu Bahaya
Tahukan anda apa itu bahaya, dibawah ini adalah penertian dari bahaya dan akibat yang terjadi dari bahaya itu jika tidak dikendalikan.

· Bahaya (hazard) adalah suatu benda, bahan, atau kondisi yang dapat mengakibatkan cedera, kerusakan atau kerugian lainnya.
· Bahaya adalah kemungkinan suatu bahan yang dalam keadaan tertentu bisa menyebabkan kerugian.
· Bahaya adalah sesuatu yang berpotensi menyebabkan kecelakaan baik dalam bentuk cedera pada manusia maupun kerusakan pada harta benda.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa semua yang dikenali oleh panca indera adalah bahaya. Bisa anda mengenali semua bahaya yang ada disekitar anda ? yang dapat menciptakan insiden jika tidak dikendalikan. Secara harfiah, Insiden berarti ‘kejadian’, baik itu kejadian telah terjadi dan menimbulkan kerusakan atau cedera maupun kejadian yang belum sampai menimbulkan kerusakan atau luka. Kejadian yang telah menimbulkan kerusakan dan luka biasa disebut Kecelakaan (accident).

INSIDEN
Jika dua atau lebih bahaya bertemu dan menyebabkan cedera pada manusia, kerusakan peralatan, material, proses, lingkungan pada derajat apapun, disebut INSIDEN. Jadi ada 5 komponen yang memungkinkan untuk terpapar suatu bahaya dan kerugian adalah :
- Manusia
- Alat
- Material
- Proses
- Lingkungan

Sebagai contoh :
- Dua kendaraan bermotor bertabrakan sehingga kedua pengendara menderita luka parah, kedua unit rusak dan urusan kedua pengendara jadi terganggu.
- Pisau dapur mengiris tangan Mbok Mina banyak mengeluarkan darah, sehingga mbok mina tuk sementara tidak bisa mneggunakan tangannya yang sakit dan urusan dapur sedikit terganggu.
- Annisa terpeleset pada lantai yang licin sehingga tangannya terkilir. Annisa yang tadinya ceria, kerena insiden itu jadi tak bisa bermain dan kesekolah.
- Karena produk yang dihasilkan terdapat material ‘asing’ didalamnya, akhirnya perusahaan A mendpat pinalti / complain dari produsen. Yang pada akhirnya kepercayaan produsen akan menurun.
- Karena penebangan hutan yang tidak terkendalikan akhirnya banjir terjadi dimana-mana.
Bisakah kita menyebutkan beberapa contoh kerugian yang bisa diakibatkan dari tiap komponen penyebab insiden? Baik itu di Rumah, ditempat kerja atau dilingkungan dimana anda berada?
Bahaya yang terpapar pada komponen manusia selain bahaya keselamatan dan kesehatannya adalah bahaya penyakit akibat kerja (occupational health hazard). Adapun bahaya kesehatan kerja secara umum dapat dibagi menjadi 4 kelompok :
- Kimia
- Fisika
- Biologis
- Ergonomi
- Psikososial
- Sosial kemasyarakatan & budaya

IDENTIFIKASI BAHAYA
Mengenali atau mengidentifikasi suatu bahaya dan mengatasinya adalah suatu tindakan awal dalam pencegahan suatu kecelakaan atau insiden.
Ada pepatah mengatakan “sepandai-pandai tupai melompat, akhirnya jatuh juga” pepatah tersebut menjelaskan pada kita bahwa semua kejadian atau insiden pasti didahului dengan “tanda-tanda”. Tanda tersebut dapat berbentuk tindakan (perilaku) atau kondisi (keadaan) yang tidak aman. Tanda-tanda tersebut dapat muncul sekali dan langsung menimbulkan insiden, atau muncul berkali-kali yang tanpa disadari, yang berakhir dengan insiden yang lebih parah.
Fenomena yang sering terjadi pada diri kita (perilaku) atau disekitar kita (kondisi) sering muncul. Baik itu di rumah, ditempat kerja maupun di lingkungan dimana anda berada. Efek dari sering muncul tersebut, acapkali kita tidak lagi menyadari bahwa hal itu adalah bahaya. Dan kita baru sadar setelah kecelakaan itu terjadi.
Tentu fenomena tersebut tidak kita inginkan bertumbuh subur pada diri kita. Bagaimana cara mengatasinya? Pertajam wawasan dan kemampuan kita dalam mengidentifikasi semua sumber bahaya disekitar kita.
Sebagai contoh : Meletakkan benda tajam atau berbahaya ditempat bermain anak anda, atau ditempat yang mudah dijangkau oleh anak anda. Singkirkan benda-benda pada tempatnya sehingga tidak mengganggu kelancaran aktivitas orang lain. Dan lain sebagainya (pikirkan, asah kemampuan anda).
Karena sudah suatu kebiasaan kita tidak menyadari bahwa kita telah membuka suatu peluang terjadinya suatu kecelakaan. Tapi setelah kecelakaan itu terjadi, anak anda terluka oleh benda tajam tersebut atau orang lain tersandung dan terjatuh karena barang anda diletakkan bukan pada tempatnya. Baru kita menyadari bahwa tindakan tersebut adalah BAHAYA.

Salah satu cara dalam mengidentifikasi bahaya adalah dengan mengenali terlebih dahulu :
a. Diri sendiri, memastikan apakah Diri anda sudah bekerja dengan aman.
b. Orang lain, Adakah manusia yang ada disekitar anda yang bekerja dengan tidak aman.
Pastikan agar orang tersebut bekerja aman bagi dirinya dan tidak terimbas pada diri orang lain akibat perilakunya yang tidak aman.
c. Peralatan, Pastikan, Adakah peralatan yang anda pakai dan orang lain disekitar anda sudah aman? Agar tidak mencederai diri anda sendiri maupun orang lain akibat dari peralatan yang tidak layak dipakai lagi. (patah, aus, rusak, tidak standar, dll)
d. Material, Pastikan, Apakah material yang ada disekitar anda aman baik untuk keselamatan anda maupun bagi kesehatan anda dalam beraktivitas. (longsor, lembek, keras, panas, dingin, dll)
e. Lingkungan, Pastikan, lingkungan sekitar anda bekerja, apakah aman dari lingkungan yang tidak aman seperti : hujan, gelap, badai, terjal, dan pastikan juga bahwa anda tidak mencemari lingkungan anda seperti : menumpahkan oli, membuang benda yang susah hancur, mencemari sumber air, menebang pohon sembarangan, dll.
Setelah kita mengenali beberapa hal yang dapat menyebabkan terjadinya bahaya berikut ini adalah bagaimana cara kita dapat mengidentifikasi bahaya adalah sebagai berikut :
Berjalan dengan cara berkeliling disekitar tempat anda akan melakukan aktivitas dan perhatikan adakah sesuatu hal yang dapat mengakibatkan sebagai sumber kecelakaan.
Pusatkan perhatian anda, jangan anggap sepele hal-hal yang kecil dengan berasumsi bahwa hal tersebut tidak mungkin terjadi kecelakaan. Ingat ! kecelakaan terjadi karena hal-hal kecil dan sepele.
Komunikasikan dengan orang disekitar anda, tentang aktivitas mereka masing-masing. Apakah mereka bekerja sudah berada dalam keadaan aman?

Perhatikan cara kerja alat yang tercantum sesuai dengan Standar Operasional Prosedur SOP.
Pelajari catatan atau berita kejadian insiden yang pernah terjadi
Lakukan pengamatan terutama pada sumber-sumber energi
Cermati semua pekerjaan yang ada lihat disekeliling anda.
Cermati semua prosedur kerja dari bahan atau alat yang akan anda pakai.
Perkirakan semua orang yang dimungkinkan bisa terluka akibat kegiatan di lokasi tersebut

Penyebab kecelakaan
Setiap kecelakaan dalam frekwensi sering (terjadi berulang-ulang) atau sekecil apapun pasti ada penyebabnya. Bagai efek kartu domino, setiap penyebab dapat memberikan efek bagi penyebab lainnya sehingga akhirnya terjadi sebuah kecelakaan.Secara hirarki ada 3 penyebab kecelakaan yaitu :

Penyebab langsung, Penyebab Dasar dan Kurang kendali.

1. Penyebab langsung adalah sebab-sebab yang secara langsung mengakibatkan terjadinya sebuah kecelakaan. Penyebab langsung biasanya dibedakan kedalam 2 kriteria, yaitu :
a. Tindakan tidak aman (unsafe action), adalah perilaku manusia dalam bekerja yang tidak sesuai prosedur.
Contoh tindakan tidak aman adalah mengoperasikan kendaran dengan kecepatan tinggi, mengoperasikan alat diatas batas kecepatan maksimum, menggunakan memperbaiki sesuatu yang bukan bidangnya. Meletakkan benda tajam diarea yang dapat dijangkau oleh anak. Menyimpan benda yang bukan pada tempatnya.
b. Kondisi tidak aman (unsafe condition), adalah suatu keadaan, kondisi, atau situasi disekitar manusia beraktivitas, yang tidak aman.
Contoh adalah menggunakan perkakas atau alat rusak, rambu tidak lengkap, kurang penerangan, suhu ekstrim panas dingin. Bekerja disaat hujan. Bekerja dibawah terik matahari.

2. Penyebab Dasar Yang dimaksud dengan Penyebab Dasar adalah hal-hal yang
mengakibatkan atau mendorong Penyebab Langsung. Penyebab Dasar dibedakan dalam 2 kategori, yaitu:
a. Faktor personal, adalah faktor-faktor di dalam diri pekerja / korban yang mendorong dirinya untuk melakukan tindakan tidak aman.
Contohnya adalah kurangnya pengetahuan, kemampuan yang kurang (baik secara fisik maupun kejiwaan), stress, dan motivasi yang tidak tepat. Jika Anda agak bingung dengan istilah motivasi yang tidak tepat maka contoh yang dapat saya berikan adalah misalnya rangsangan bonus dan kurang penghargaan akan menyebabkan seseorang untuk mengendarai kendaraan di atas batas kecepatan yang telah ditentukan.
b. Faktor PekerjaanContoh Faktor Pekerjaan adalah kepemimpinan yang kurang, peralatan dan material kurang, standar kerja kurang, pola jam kerja (time shift).

3. Kurang Kendali (Lock of Control), kurang kendali dapat diterjemahkan sebagai kegagalan manajemen dalam memenuhi dan menegakan standar yang ada di dalam Perusahaan. Contohnya adalah pelatihan yang kurang, tidak terjadualnya inspeksi terencana, organisasi yang tidak berjalan atau salah menganalisa suatu kecelakaan.

Near Miss,
Apakah anda pernah:

….menyalip sebuah kendaraan lalu tiba-tiba muncul kendaraan dari arah depan sehingga anda harus menginjak rem dalam-dalam dan, phiuuh, anda berhasil menghindari kendaraan tersebut?
….terpeleset di tangga dan - hanya karena refleks - tangan anda berhasil memegang pegangan tangga? lagi-lagi phiuuh…
….atau peristiwa lainnya saat anda hampir celaka yang membuat jantung anda seolah-olah lepas dan adrenalin anda mengalir deras?
Jika pernah, maka percayalah bahwa anda pernah mengalami apa yang disebut dengan Near Miss.
Apa itu Near Miss?
Near miss adalah kondisi atau situasi dimana kecelakaan hampir terjadi. Secara sederhana Anda dapat menerjemahkannya menjadi “hampir celaka”. Jangan terlalu khawatir bila anda kemudian mengerutkan kening setelah membaca pengertian ini. Memang benar bahwa jika suatu “nearly miss” terjadi maka sudah pasti kecelakaan telah terjadi (bukan hampir celaka) - sehingga Anda, kemungkinan, menyatakan bahwa hampir celaka lebih diwakili oleh Near Hit. Meskipun demikian, near miss lebih dikenal secara universal. Oleh karena itu saya tetap menggunakan istilah near miss dalam posting ini.
Lalu apa hubungan near miss dan rasio kecelakaan?
Near miss pada dasarnya menunjukan potensi kecelakaan yang akan terjadi. Hal ini dikemukakan pertama kali oleh Heinrich yang melakukan penelitian statistik atas kecelakaan dan membuat sebuah piramida kecelakaan atau saat ini lebih dikenal dengan istilah rasio kecelakaan. Hasil penelitian ini kemudian disempurnakan pada tahun 1960 oleh seorang spesialis asuransi industri bernama Frank Bird.
Rasio kecelakaan yang dipaparkan oleh Frank Bird adalah sebagai berikut:

Dalam pemaparannya, Bird menyatakan bahwa kecelakaan pada prinsipnya memiliki pola dimana semua jenis kecelakaan diawali dari near miss. Berdasarkan hasil penelitiannya, Bird menyatakan bahwa dalam setiap 600 buah kasus near miss akan terdapat 30 kasus kecelakaan yang mengakibatkan kerusakan peralatan, 10 kasus kecelakaan yang mengakibatkan cidera ringan, hingga 1 buah kasus kematian atau cidera serius akibat kecelakaan.

CATEGORI CEDERA
Cidera akibat kecelakaan tambang dikategorikan ke dalam 3 (tiga) kelas, yaitu:
Cidera ringan, yaitu cidera akibat kecelakaan tambang yang menyebabkan pekerja tambang tidak mampu melakukan tugas semula lebih dari 1 hari namun kurang dari 3 minggu (sesuai dengan Kep.Men No. 555 Dept. Pertambangan dan Energi)
Cidera berat, yaitu cidera akibat kecelakaan tambang yang menyebabkan pekerja tambang tidak mampu melakukan tugas semula selama lebih dari 3 minggu, atau cidera yang menyebabkan pekerja tambang cacat tetap, atau mengakibatkan keretakan tengkorak kepala, tulang punggung, pinggul, lengan bawah, lengan atas, paha, kaki, atau mengakibatkan pendarahan dalam, atau pingsan akibat kekurangan oksigen, atau luka terbuka yang dapat mengakibatkan ketidakmampuan tetap, atau persendian yang lepas yang belum pernah terjadi sebelumnya
Meninggal dunia, yaitu kecelakaan tambang yang mengakibatkan pekerja tambang mati dalam waktu 24 jam sejak terjadinya kecelakaan tersebut

RESIKO
Resiko adalah besarnya kesempatan dua atau lebih bahaya bertemu dan mengakibatkan terjadinya suatu kerugian atau insiden, atau
Resiko adalah besarnya kecenderungan atau kemungkinan timbulnya kerugian dari suatu bahaya
Resiko adalah kecenderungan atau kemungkinan seseorang terpapar suatu bahaya atau bahan yang dapat merugikan
Bahaya dapat diidentifikasikan berdasar tingkat resikonya. Tingkat resiko ditempat kerja dirumah atau dilingkungan mana anda berada akan sangat berbeda-beda. Dari itu pembuatan klasifikasi ditujukan untuk menentukan prioritas penanganan dan pengendalian bahaya.

Tingkat resiko secara umum ditentukan dengan memperhatikan 3 (tiga) hal yaitu :
1. Probability atau kemungkinan suatu bahaya menjadi penyebab kecelakaan.
2. Frequency atau tingkat keseringan orang/harta benda terpapar bahaya tersebut
3. Saverity atau tingkat keparahan suatu kecelakaan yang disebabkan bahaya tersebut.
Formula dari Resiko adalah :

R = P X F X S

RESIKO : Kemungkinan x Keparahan X Keseringan

Dalam menilai suatu resiko, ada beberapa harus diperhatikan :
Bahaya mempunyai sifat spesifik, tergantung pada ruang/tempat, waktu dan massa sehingga satu jenis bahaya, dapat mempunyai nilai resiko yang berbeda.
Besarnya angka resiko tidaklah penting. Yang penting adalah langkah pengendalian resiko yang dilakukan.
Kakukan tindakan perbaikan segera, jika ditemukan bahaya dengan tingkat kekritisan yang tinggi.

Penanggulangan Resiko
· Eliminasi bahaya (Menghilangkan)
· Isolasi (Pemisahan/menutup)
· Penanggulangan melalui rekayasa
· Subtitusi (mengganti)
· Kontrol Administrasi
· Pelatihan
· Alar Perlindungan Diri

Ad.1. Eliminasi Bahaya
Menghilangkan suatu bahaya (eliminasi) adalah jalan pertama dalam mengantisipasi bahaya yang didapat. Menghilangkan dapat juga berarti meniadakan sumber bahaya sampai pada titik nol. Jika ada suatu benda atau material yang dapat menyebabkan suatu bahaya pada tingkat yang sangat fatal dan sesegera mungkin harus dihilangkan.

Ad.2. Isolasi
Pemisahan/menutup, adalah menutup sumber bahaya yang ada. Seperti menutup lubang yang terbuka di tempat yang diperkirakan akan mendapat suatu kecelakaan ditempat, memisahkan arus energi listrik agar tidak terjadi arus pendek dsb.

Ad. 3. Subtitusi
Mengganti alat atau material yang dianggap atau teridentifikasi terjadinya suatu bahaya yang bisa penyebab terjadinya suatu insiden. Mengganti sesuatu yang tidak cocok dengan peruntukannya. Misalnya, Karena material yang dipakai banyak orang yang teridentifikasi terkena suatu penyakit, maka bahan atau material tsb harus diganti dengan yang lain. Contoh

Ad. 4. Kontrol Administrasi
Sangksi dan teguran adalah salah satu bentuk kontrol administrasi yang harus diberikan kepada orang yang bertindak dapat menyebabkan suatu kecelakaan.

Ad. 5. Pelatihan
Pelatihan (teori - praktek) sangat dibutuhkan kepada setiap orang agar mereka dapat mengetahui hal-hal yang dapat menyebabkan terjadinya suatu kecelakaan. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari pemberian pelatihan ini, konsistensi dan pengawasan senantiasa tetap dilaksanakan agar semua yang diajarkan dapat berjalan dengan maksimal.

Ad. 6. Alat Pelindung Diri (APD)
Alat pelindung diri adalah usaha yang paling minimal dari pengendalian suatu resiko. Karena dengan pemberian APD kepada setiap karyawan dan tamu yang berada diarea kerja, sudah menjadi usaha yang paling minimal dalam mencegah suatu bahaya.

Teori Gunung Es

Jika terjadi suatu kecelakaan (insiden) dalam benak kita sudah terbayang berapa biaya yang harus dikeluarkan. Tapi tahukah anda berapa biaya yang tidak diketahui (tak terduga) yang harus juga dikeluarkan?. Dalam suatu perusahaan jika terjadi suatu kecelakaan dan penyakit akan terjadi biaya langsung dan biaya tak langsung.

Seperti gaji yang harus dikeluarkan pada karyawan, biaya pengobatan, biaya perbaikan peralatan yang rusak akibat insiden, dll adalah termasuk komponen biaya langsung. Sedangkan biaya tak langsung adalah biaya yang tak diasuransikan seperti terganggunya proses produksi, dan citra perusahaan yang tercemar.

Hal-hal inilah yang sering kali tidak terpikirkan oleh top manajemen dalam suatu perusahaan. Suatu perusahaan yang memiliki wawasan yang jauh kedepan (selain profit – tentunya) juga akan selalu berfikir kemajuan usahanya dimasa yang akan datang. Karena, pada masa yang akan datang persaingan didunia usaha sangat kompetitif, jika tidak ingin menerapkan sistem manajemen K3LH akan sangat sulit bersaing dengan perusahaan lain yang banyak masuk karena pasar bebas. Why, bukankah peralatan dan material yang bermunculan saat ini serba padat teknologi ? Tuk tidak mau ketinggalan dalam persaingan dunia usaha sudah siapkah perusahaan dalam hal tersebut. Baik dalam finansial, SDM maupun hal-hal yang mem-backup-nya. Dalam financial mungkin tidak begitu sulit mendapatkannya juga dalam pemakaian SDM-nya. Namun sudah siapkah perangkat atau sistem anda dalam melindungi sarana dan prasaranan anda yang tidak ternilai itu?

Disinilah peran Sistem manajemen K3LH dalam mem-backup hal-hal yang tidak anda inginkan. Dimana dalam sistem manajemen K3LH akan melindungi semua aset perusahaan baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Dan SDM anda akan terlatih dan handal dalam menjalankan peralatan serta terlindungi dari kecelakaan dan penyakit yang dapat merugikan perusahaan.

Macam-macam Perangkat Lunak dan Cara Penggunaannya

II.2 Macam-macam Perangkat lunak, yaitu sebagai berikut :

Perangkat lunak sistem operasi (operating system), yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan sistem komputer. Contoh perangkat lunak sistem operasi, yaitu Windows, UNIX, LINUX, dan VMS.
b. Perangkat lunak bahasa (language software), yaitu program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin agar dimengerti oleh komputer. Contoh perangkat lunak bahasa, yaitu Visual Basic, Delphi, dan C++, dll.
c. Perangkat lunak aplikasi, yaitu perangkat lunak yang dibuat oleh softwere house yang berguna untuk menyelesaikan pekerjaan yang sifatnya umum atau standar. Contoh perangkat lunak aplikasi, yaitu Microsoft Word yang digunakan untuk membuat suatu dokumen dan Microsoft Excel yang digunakan untuk mengolah data berupa angka- angka atau grafik.

CARA MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK APLIKASI

Sebelum menggunakan perangkat lunak aplikasi, ada beberapa langkah yang harus dilakukan agar perangkat lunak anda aktif. Apabila perangkat lunak aplikasi anda belum terpasang, langkah pertama yang harus anda lakukan, yaitu meng-install-nya terlebih dahulu. Cara meng-install-nya, yaitu dengan memasukkan CD software aplikasi, kemudian klik Start-Run-Browse atau Klik kanan pada tombol Start kemudian pilih Explore. Pada Windows Explorer pilih drive CD-ROM dan cari file setup.exe. Kemudian, klik open. Selanjutnya, klik OK, maka proses peng-install-an program aplikasi dimulai. Ikuti langkah-langkah pada proses peng-install-an tersebut. Perlu Anda ketahui, dalam CD Microsoft Office terdapat program aplikasi Ms Word, Ms Excel, Ms Access, Ms Power Point, Ms Front Page, dan Ms Outlook. Hal ini berarti, sekali Anda meng-install Microsoft Office secara Full package, (paket penuh), otomatis semua program aplikasi tersebut akan ter-install. Setelah program aplikasi Anda ter-install, klik Start-All Program, kemudian pilih ikon program aplikasi Anda.

Mengenal Berbagai Perangkat Lunak Pengolah Angka

Posted on 25 Agustus 2010 oleh bonadi

Macam-macam perangkat lunak pengolah angka antara lain : Kspread, Star Office Calc, Open Office Calc, GNOME - GNumeric, Xess, Lotus 123, Microsoft Excel. Semua aplikasi tersebut mempunyai keungglan masing masing dan menawarkan berbagai fitur yang berbeda beda, antara lain yang bersifat MULTIPLATFORM, yang artinya dapat digunakan atau dijalankan di berbagai istem operasi yang kita punya misalnya Linux, Solaris, Unix, dan Windows, dan sistem operasi lain, dan OPEN SOURCE, yang artinya kita dapat men-download aplikasi ini secara gratis, baik dalam bentuk hasil kompile yang siap diinstal dan di jalankan, maupun dalam bentuk kode-kode program.

Macam-Macam Aplikasi Pengolah Angka

1. Kspread, merupakan aplikasi pengolah angka (spreadsheet) yang bersifat open source dan multiplatform. Jika kita menginginkan aplikasi ini, maka aplikasi ini dapat didownload di www.koffice.org. Berikut ini adalah tampilan dari Kspread.

2. StarOffice Calc, merupakan aplikasi pengolah angka (spreadsheet) yang bersifat multiplatfom. Kelebihan dari StarOffice Calc adalah kemampuanya untuk mengklarifikasi data yang ditempakan di lembaran kerja dan membantu pengguna untuk membuat grafik dari data tersebut. Selain itu adalah kemampuannya mengkonversi data dengan aplikasi pengolah angka lain.

3. OpenOffice Calc, adalah aplikasi pengolah angka yang besifat open source dan multi platform. OpenOffice Calc cenderung lebih mudah digunakan karena tombolnya yang didesain sedemikian rupa sehingga mudah dijalankan. Kita dapat men-download aplikasi ini dari www.openoffice.org.

4. Gnumeric, adalah aplikasi pengolah angka yang merupakan keluarga dari GNOME Office. Gnumeric bersifat open source dan multiplatform. Gnumeric memiliki tampilan GUI yang user friendly di mana jendela Gnumeric dilengkapi dengan menu-menu dan tombol-tombol toolbar.

5. Abacus, adalah aplikasi pengolah angka yang hanya membutuhkan memori kecil dan sangat mudah digunakan. Awalnya Abacus dikembangkan sebaggai proyek mahasiswa di Universitas IST, Portugal di bawah bimbingan Prof. Arlindo Oliveira. Abacus memiliki tampilan yang sangat mudah untuk digunakan layaknya aplikasi pengolah angka yang lain.

6. WingZ, adalah program aplikasi pengolah angka yang bersifat multiplatform. Kelebihan dari wingz adalah sifatnya yang freeware meski dibatasi hanya untuk penggunaan non komersial dan tidak untuk dijual kembali.

7. XESS, adalah aplikasi pengolah angka yang dibuat oleh AIS (Applied Information System - www.ais.com). XESS bersifat multiplatform. XESS dibuat dalam versi yaitu enterprise untuk penggunaan di tingkat perusahaan, dan lite untuk pengguna perorangan. Kelemahan yang dimiliki oleh XESS adalah harganya yang sangat mahal, harga XESS standar dijual dengan harga $495 dan XESSPlus dengan harga $595, sdangkan Miicrosoft Excel hanya $229.

8. Xxl, adalah aplikasi pengolah angka yang dikembangkan oleh Universitas Nice dan dapat dijalankan dikomputer dengan system Unix. Xxl mempunyai tampilan GUI yang sederhana dan mudah digunakan. Kelebihan dari Xxl adalah aplikasi ini dilengkapi dengan fungsi-fungsi kompleks yang tidak ada di aplikasi pengolah angka lain pada umumnya, karena fungsi-fungsi tersebut memang jarang digunakan oleh pengguna pada umumnya.

9. Lotus 1-2-3, merupakan aplikasi pengolah angka yang dikeluarkan oleh IBM. Aplikasi yang termasuk dalam Lotus SmartSuite adalah Lotus Word Pro, Lotus 1-2-3, Lotus Freelance Graphics, Lotus Approach, Lotus Organizer, Lotus FastSite,dan Lotus SmartCenter. Aplikasi ini HANYA dapat di oprasikan di system operasi Windows. Lotus juga dapat mempertukarkan dokumen dengan aplikasi lain seperti Excel.

10. Microsoft Excel, adalah aplikasi pengolah angka yang dikeluarkan oleh Microsoft, perusahaan perangkat lunak terbesar didunia. Microsoft Excel HANYA dapat di gunakan dengan system operasi Windows. Microsoft Excel dilengkapi dengan kemampuan dan fitur yang tidak dimiliki oleh aplikasi pengola angka yang lain. Excel dapat digunakan secara online, misalnya menu help yang dapat diakses melalui internet.

Memilih aplikasi pengolah angka

Di atas kita sudah mengenal berbagai jenis aplikasi pengolah angka beserta kemampuannya,fitur-fitur yang dimiliki, sampai kelebihan dan kekurangannya. Dalam memilih aplikasi sebaiknya kita pertimbangkan dahulu.

Kebutuhan

Suatu aplikasi akan berguna dan membantu jika, aplikasi tersebut memiliki fitur-fitur, kemampuan yang kita butuhkan untuk mengerjakan suatu tugas.

Kemampuan mempertukarkan file

Aplikasi harus memiliki kemampuan untuk mengirim, menerima, membaca, mempublikasikan, dan mendownload sebuah file.

Kemudahan pengguna

Aplikasi yang mudah digunakan akan meningkatkan produktivitas kerja. Jadi aplikasi dibuat harus semudah mungkin untuk digunakan.

Fitur-fitur

Fitur yang lebih banyak dan berguna akan sangat menentukan hasil dari produktivitas kita. Fitur di usahakan mencari yang sangat mudah untuk digunakan supaya tidak menghambat pengerjaan tugas.

Platform

Aplikasi pengolah angka harus di sesuaikan dengan system operasi computer yang kita gunakan supaya aplikasi tersebut dapat di operasikan.

Harga

Jika kita mempunyai dana yang cukup, kita dapat membeli aplikasi yang maahal s

Berbagai perangkat lunak penglah kata

1. AbiWord

AbiWord nama perangkat lunaknya (Abi source) menu pada AbiWord mudah untuk digunkan bila kita sering menggunakan Microsoft word tampilan menunya hampir mirip ,perangkat lunak ini juga cukup baik dalam memasukan sebuah gambar , membuat mail merger ,memasukan nomor halaman ,tanggal dan waktu serta memasukan tabel ,semuanya hanya dilakukan dengan beberapa kali klik ,Very user friendly

Peragkat lunak ini selain dapat dijalankan di windows .juga dapat dijalankan di MAC OS,GNU /Linux,QNS,Dan BEOS ,yang menarik dari AbiWord ini adalah pada saat akan menginstall terdapat pilihan bahasa jadi memudahkan kita untuk memahami menu-menu yang terdapat pada perangkat lunak ini

2. Lotus word pro

Lotus word pro yaitu aplikasi pengolah kata yang dikeluarkan oleh IBM ,kelebihan dari Lotus word pro adalah kemampuan mempertukarkan file dokumen dengan Microsoft word ,Lotus word pro juga dapat membuka file-file word dan beberapa aplikasi pengolah kata yang lain

3. Corel word prefect

Corel word prefect merupakan program aplikasi pengolah kata yang dapat dijalankan di komputer dengan system oprasi Windows ,Kelemahandari Corel word prefect adalah dari segi kebutuhan hardware

4 Star office writer

Star office writer adalah aplikasi pengolah kata yang bersifat multiplatform ,artinya dapat dijalankan diberbagai system oprasi ,termasuk Linux,Solaris,Dan Windows

Kelebihan dari star office writer adalah mempunyai banyak contoh memo,faks,surat,resume,dan dokumen untuk mempermudah pekerjaan dengan cara memanfaatkan contoh-contoh tersebut ,selain itu harganya murah

55 Open office writer

Open office writer adalah aplikasi pengolah kata yang bersifat open source artinya kita dapat mendownloadnya (WWW.openoffice.org) dan menggunakan secara gratis kelebihan yang lainnya adalah dapat dijalankan diberbagai platform system oprasi seperti widows,Linux,Solaris ,dan MAC OS

Writer merupakan aplikasi yang dilengkapi semua fitur yang kita harapkan dari sebuah aplikasi oengolah kata

66 Microsoft word

Microsoft word atau sering sisebut MS.Word dikeluarkan oleh perusahaan perangkat lunak terbesar didunia Microsoft word corp ,Microsoft word dikeluarkan dalam satu paket dengan aplikasi perkantoran yang lain ,yakni Microsoft excel,Microsoft access,dan Microsoft power point

Word merupakan program pengolah kata yang paling sering digunakan karna word mempunyai kemampuan yang sangat andal untuk membuat berbagai jenis dokumen

Kelebihan-kelebihan dari Word adalah kemempuannya untuk menyisipkan objek-objek dari aplikasi lain kelemahannya adalah pengolah kata word adalah haganya yang mahal

ekalipun. Sebalikanya jika dana yang kita miliki terbatas kita bias mendownload aplikasi yang sifatnya gratis saja.

MACAM - MACAM SOFTWARE DESAIN GRAFIS & GRATIS

1. Photoshop
Adobe Photoshop, atau biasa disebut Photoshop, adalah perangkat lunak editor citra buatan Adobe Systems yang dikhususkan untuk pengeditan foto/gambar dan pembuatan efek. Perangkat lunak ini banyak digunakan oleh fotografer digital dan perusahaan iklan sehingga dianggap sebagai pemimpin pasar (market leader) untuk perangkat lunak pengolah gambar/foto, dan, bersama Adobe Acrobat, dianggap sebagai produk terbaik yang pernah diproduksi oleh Adobe Systems. Versi kedelapan aplikasi ini disebut dengan nama Photoshop CS (Creative Suite), versi sembilan disebut Adobe Photoshop CS2, versi sepuluh disebut Adobe Photoshop CS3 , versi kesebelas adalah Adobe Photoshop CS4 dan versi yang terakhir (keduabelas) adalah Adobe Photoshop CS5.

* Software Gratis
* Tutorial Photoshop

2. Corel Draw
CorelDraw adalah editor grafik vektor yang dibuat oleh Corel, sebuah perusahaan perangkat lunak yang bermarkas di Ottawa, Kanada. Versi terakhirnya versi 15 yang dinamai X5 dirilis pada tanggal 23 Februari 2008. Corel Draw pada awalnya dikembangkan untuk dijalankan pada sistem operasi Windows 2000 dan yang lebih baru. Versi Corel Draw untuk Linux dan Mac OS pernah dikembangkan, tetapi dihentikan karena tingkat penjualannya rendah. Versi CorelDRAW X5 memiliki tampilan baru serta beberapa aplikasi baru yang tidak ada pada CorelDRAW versi sebelumnya. Beberapa aplikasi terbaru yang ada, di antaranya Quick Start, Table, Smart Drawing Tool, Save as Template, dan lain sebagainya.

* Software Gratis
* Tutorial Corel Draw

3. Adobe Freehand
Macromedia FreeHand adalah aplikasi komputer untuk membuat grafik vektor 2 dimensi (penggunaan lambang geometris seperti titik, garis, lengkungan dan poligon untuk merepresentasikan gambar, dikenal dengan pemodelan geometris) diorientasikan untuk pasar pemasaran desktop professional. Telah tersedia untuk Microsoft Windows dan Mac OS X.

* Software Gratis
* Tutorial Adobe Freehand

4. 3D Max
Autodesk 3ds Max, sebelumnya 3D Studio Max, adalah 3D komputer grafis perangkat lunak untuk membuat animasi 3D, model, dan gambar. Ini dikembangkan dan diproduksi oleh Autodesk Media dan Entertainment. Hal ini telah pemodelan kemampuan, arsitektur plugin yang fleksibel dan dapat digunakan pada platform Microsoft Windows. Hal ini sering digunakan oleh pengembang permainan video, studio TV komersial dan studio visualisasi arsitektur. Hal ini juga digunakan untuk efek film dan film pra-visualisasi. Selain pemodelan dan alat animasi, versi terbaru dari 3ds Max juga fitur shader (seperti oklusi ambien dan hamburan bawah permukaan), simulasi dinamis, sistem partikel, radiositas, pembuatan peta normal dan rendering, pencahayaan global, antarmuka pengguna disesuaikan, sendiri dan bahasa scripting.Urungkan pengeditan

* Software Gratis
* Tutorial 3Ds Max

5. Adobe Illustrator
Adobe Illustrator adalah editor grafis vektor yang dikembangkan dan dipasarkan oleh Adobe Systems. Illustrator mirip dalam ruang lingkup, pasar yang dituju, dan fungsionalitas untuk pesaingnya, CorelDraw, Xara Designer Pro dan Macromedia FreeHand . Versi terbaru, Illustrator CS6, adalah generasi keenam belas di lini produk.

* Software Gratis
* Tutorial Adobe Ilustrator

A. Pengertian

Perangkat lunak pengolah presentasi adalah suatu aplikasi yang digunakan untuk membuat file presentasi. Karena fungsinya sebagai alat untuk mengutarakan ide/gagasan, maka program presentasi harus memiliki tampilan yang menarik. Program presentasi dapat memasukkan objek-objek seperti gambar, video dan suara.

Fasilitas-fasilitas dari program presentasi :

Menambah dan mengurangi teks dalam sebuah frame

Layout perentasi yang terdiri dari frame-frame terpisah.

Template, berupa cetakan-cetakan presentasi yang siap dipakai.

Efek perpindahan antar slide.

Melihat presentasi dengan layer penuh (full screen).

B. Macam-Macam Perangkat Lunak Pengolah Presentasi

Macam-macam perangkat lunak pengolah presentasi antara lain: Microsoft PowerPoint, Open Office Impress, KPresenter, iWork KeyNote, dan lain-lain.

1. Microsoft PowerPoint

Lembar Kerja PowerPoint 2013

PowerPoint merupakan aplikasi presentasi paling umum digunakan oleh berbagai user. Kelengkapan fitur dan kemudahan penggunaan menjadi nilai lebih untuk program ini. PowerPoint dibuat dan dikembangkan oleh Microsoft. Program ini dirancang khusus untuk memudahkan kita membuat presentasi dengan berbagai template dan animasi profesional. Versi terbaru dari aplikasi ini saat tulisan ini dikeluarkan adalah PowerPoint 2013. Versi terbaru ini memiliki segudang fitur yang terbilang WAH.

Kelebihan:

Penyajiannya menarik karena ada permainan warna, huruf dan animasi, baik animasi teks maupun animasi gambar atau foto.
Lebih merangsang anak untuk mengetahui lebih jauh informasi tentang bahan ajar yang tersaji.
Pesan informasi secara visual mudah dipahami peserta didik.
Tenaga pendidik tidak perlu banyak menerangkan bahan ajar yang sedang disajikan.
Dapat diperbanyak sesuai kebutuhan, dan dapat dipakai secara berulang-ulang.
Dapat disimpan dalam bentuk data optik atau magnetik (CD/Disket/Flashdisk), sehingga praktis untuk di bawa ke mana-mana.

Kekurangan:

Harus ada persiapan yang cukup menyita waktu dan tenaga.
Para pedidik harus memiliki cukup kemampuan untuk mengoperasikan program ini, agar jalannya presentasi tidak banyak hambatan.
Format file versi terbaru tidak dapat di edit di versi sebelumnya karena tulisannya menyatu jika dibuka pada versi sebelumnya, kecuali formatnya diganti terlebih dahulu dengan (.rtf atau format versi sebelumnya).

2. Open Office Impress

Lembar Kerja Open Office Impress

Openoffice merupakan Office Suite yang sangat populer karena kehandalannya serta ke-”gratis’-annya. Dengan fitur yang tak kalah melimpah dibanding Microsoft Office. Aplikasi ini dikembangkan oleh SUN Microsystem dengan bahasa Java yang tentu saja telah mendukung cross platform atau dapat dijalankan diberbagai OS (Operation System).

Kelebihan:

Softwarenya gratis atau OpenSource.
Kompatibel dengan Microsoft Office dan format office lainnya.
Ekspor ke PDF dan format lain dengan mudah.
Interface menarik dan mudah digunakan.

Kekurangan:

OpenOffice terkenal rakus dengan daya komputer, selalu membutuhkan komputer dengan spek yang lumayan tinggi.
Open Office mampu membuka file Office, tapi Office tidak bisa membuka file OpenOffice. Namun file Office yang dibuka pun terbatas, dan tidak selalu sama tampilannya bila dibuka dengan Office 2007 kadang-kadang malah jadi berantakan.

3. KPresenter

Lembar Kerja KPresenter

KPresenter digunakan untuk membuat dan menyajikan presentasi. Dengan sejumlah fasilitas yang ditawarkan, KPresenter sudah dapat disejajarkan dengan Microsoft PowerPoint. Salah satu fitur menarik dari KPresenter adalah menghasilkan slideshow dalam format HTML. Begitu sebuah presentasi telah usai disunting, dalam sekejap dapat dihasilkan versi HTML-nya yang cocok untuk di upload ke website.

Kelebihan:

Softwarenya gratis atau OpenSource.
Tersedia untuk berbagai Opertaion System.
Interface menarik dan mudah digunakan.
Kompatibel dengan file Microsoft PowerPoint.

Kekurangan:

Bagi yang terbiasa menggunakan Microsoft Power point beberapa shortcut dan toolbar yang ada di KPresenter dapat dikatakan berbeda.

4. iWork KeyNote

Lembar Kerja iWork KeyNote

Program presentasi dari apple ini memiliki segudang fitur yang memadai. Interfacenya memukau dan lebih sederhana dibanding Microsoft Office. Sangat cocok dengan image khas Apple.

Kelebihan:

Tampilan memukau dan mudah digunakan.
Mensupport file Microsoft Office.
Efek dan transisi yang ditawarkan jauh lebih memukau dibandingkan dengan PowerPoint.

Kekurangan:

Format yang dihasilkan tidak populer di masyarakat dan hanya bisa dibaca oleh iWork: .pages, .key, .numbers. Untungnya, iWork mampu mengekspor ke file format yang biasa dipakai seperti .doc, .ppt, dan .xls, meskipun Anda harus rela meninggalkan segala efek dan transisi dramatis pada Keynote karena PowerPoint tidak mampu menampilkannya.

Perawatan Perangkat Lunak

Organisasi Anda dianjurkan melakukan pembaruan ke versi perangkat luak terbaru dari komponen BlackBerry® Enterprise Solution. Dengan menginstal pembaruan perangkat lunak, yang mencakup hotfix dan service pack, Anda dapat memanfaatkan fitur peningkat produktivitas dan administrasi terbaru segera setelah fitur itu tersedia.
Untuk mencapai keunggulan dukungan tingkat tinggi, Research In Motion (RIM) membatasi jumlah versi perangkat lunak untuk setiap komponen BlackBerry Enterprise Solution yang akan didukung melalui BlackBerry® Technical Support Services. Kebijakan berikut menentukan apakah sebuah versi didukung:

Dukungan diberikan untuk versi kiriman terakhir dari setiap elemen perangkat lunak BlackBerry Enterprise Solution yang dioperasikan pada konfigurasi yang didukung
Dukungan secara umum diberikan untuk perangkat lunak versi sebelumnya selama periode 12 bulan setelah diluncurkannya versi kiriman terakhir. Bila ada masalah produk pada versi sebelumnya, pembaruan versi perangkat lunak kiriman terakhir mungkin diperlukan untuk mengatasi masalah
Service pack dan hotfix secara umum dibuat untuk versi kiriman terakhir saja. Pembuatan service pack dan hotfix untuk versi sebelumnya mungkin dievaluasi oleh RIM secara kasus per kasus

ips Perawatan Software Komputer

Ditulis dalam kategori Tips & Trik Komputer | 1 Comment

>>> Kumpulan Ebook di bawah ini sangat penting untuk anda ! <<<

Memelihara dan merawat perangkat lunak komputer merupakan tugas yang tidak dapat diabaikan oleh setiap pengguna dan/atau pemilik komputer. Meskipun terkesan sepele, namun beberapa pengetahuan dasar dalam merawat dan mengelola komputer belum sepenuhnya dikuasai. Padahal dengan merapikan dan merawat secara rutin perangkat komputer, dapat menjaga stabilitas bahkan meningkatkan kinerja komputer yang ada. Dibawah ini terangkum beberapa kiat yang kiranya dipelajari dan dilakukan sehubungan dengan pemeliharaart ini.
Pemeliharaan Perangkat Lunak

Hidup dan matikan komputer sesuai prosedur yang benar. Pada sistem operasi Windows, lakukan selalu proses Shutdown sehingga saat menghidupkan kembali komputer tidak terjadi masalah dengan sistem operasi.
Gunakan program bantu anti virus. Dan secara berkala lakukan scanning terhadap file-file yang ada pada komputer sehingga kemungkinan keberadaan virus dapat terdeteksi lebih dini. Sebaiknya kurangi transfer dengan media disket.
Lakukan backup data secara berkala. Hal ini berguna untuk menjaga kemanan data, mengurangi penggunaan kapasitas media penyimpan dan memudahkan pendistribusian data jika dibutuhkan.
Untuk keamanan data gunakan selalu UPS dan Stavol agar jika sewaktu-waktu aliran listrik padam, masih ada cukup waktu untuk menyimpan pekerjaan lalu melakukan Shoot Down sesuai prosedur.
Lakukan penataan disk (hard disk drive) secara rutin. Karena seperti telah diuraikan di muka, proses hapus tulis pada media penyimpan (hard diskdrive), mengakibatkan susunan atau struktur file menjadi tidak teratur. Gunakan program bantu seperti Scandisk dan Defrag.
Sebaiknya tidak melakukan instalasi sistem aplikasi yang tidak dibutuhkan walaupun komputer masih mampu. Semakin padat sistem konfigurasi perangkat lunak pada sistem operasi, akan memperiambat kinerja komputer.

Menghapus File Sampah
Yang dimaksud dengan file sampan disini adalah file yang tidak diperlukan lagidalam sistem ini. Periksa dan hapus dengan fasilitas pencarian Windows. Lakukan langkah-langkah di bawah ini:

Klik menu [start], [search], [files or folders...]
Pada kotak dialog Search criteria : All files, ketik .TMP, .SYD, .OLD, .BAK, .CHK, *~.*, *.~*, *.$$$ pada boks Named, klik [Find Now]. Teks di atas adalah format untuk file sementara dan backup di komputer.
Jika terdapat file sampah di hard disk drive, hapus dengan menekan [Ctrl] + [A] untuk menyeleksi semua file, lalu klik kanan dan pilih [Delete]. Untuk menghapus secara permanen, setelah seleksi tekan [Shift] + [Delete].
Dapat juga menggunakan Tune Up Utilities 2004 untuk menghapus file-file yang tidak berguna lagi

Menyehatkan Komputer
Tidak hanya bersih, komputer juga perlu sehat. Untuk itu lakukan perawatan dengan fasilitas yang tersedia pada komputer. Ikuti langkah-langkah berikut:

Klik kanan pada ikon My Computer dan pilih Explore
Klik kanan ikon hard disk drive [C], lalu pilih [Properties]
Klik tab [General] Disini akan teriihat kapasitas hard disk drive, baik yang sudah terisi maupun yang masih kosong.
Klik tombol [Disk Cleanup] maka secara otomatis komputer akan mencari semua file yang harus dibuang dari drive [C]
Muncul kotak dialog “Disk Cleanup for System (C): ” dengan daftar file yang bisa dihapus dari sejumlah folder.
Pastikan memberi tanda centang pada semua kotak File for Delete, lalu klik [OK]. Jika muncul kotak dialog konfirmasi, klik [Yes].
Kembali ke kotak dialog Properties hard disk drive, klik tab [Tools]. Periksa apakah ada kerusakan sistem atau tidak dengan meng-klik [Check Now] pada menu Error Checking.
Muncul kotak dialog Chek Disk System (C), beri tanda centang pada kedua pilihan [chek disk option]kemudian klik tombol [Start].
Sekarang rapikan susunan file di hard disk drive. Balik ke kotak dialog Properties hard disk drive, dan klik [Tools], [Defragment Now]. Tujuannya adalah mengumpulkan ke grupnya masing-masing seluruh file-file yang tercecer sehingga sistem lebih mudah, cepat, dan lancara saat membuka aplikasi dan file. Tunggu sampai proses selesai.

Perangkat Keras Komputer dan Fungsinya

Perangkat keras komputer (computer hardware) adalah komponen-komponen fisik yang membentuk satu kesatuan sistem Personal Computer (PC).

Biasanya perangkat-perangkat ini dirakit dan sebagian besar dimasukkan ke dalam sebuah casing komputer dan sebagian lain berada di luar casing.
Perangkat keras yang berada di dalam casing umumnya terdiri dari:
Motherboard (papan utama)

Motherboard/mainboard adalah komponen utama yang membangun sebuah komputer. Berbentuk papan persegi dengan slot-slot untuk memasukkan komponen-komponen lain. Fungsinya untuk menghubungkan seluruh komponen PC. Perangkat keras komputer lain semuanya melekat langsung pada slot motherboard atau setidaknya terhubung menggunakan kabel.
Central Processing Unit (CPU)

Biasa juga kita kenal sebagai “processor” atau “otak” dari komputer. Fungsi dari CPU ini adalah memproses dan mengolah semua kalkulasi dan perintah-perintah yang membuat komputer dapat dioperasikan. Karena panas yang dihasilkannya, CPU selalu dilengkapi dengan kipas dan juga heat sink untuk mengurangi suhunya. Pada jenis-jenis CPU terbaru, sudah dilengkapi pula dengan Graphic Processing Unit (GPU) yang terintegrasi ke dalam CPU, sebagai pengolah data-data grafis.
Random Access Memory (RAM)

RAM berfungsi sebagai tempat transit data sementara untuk operasi-operasi yang tengah dijalankan oleh CPU. RAM bersifat volatile, artinya perangkat ini tidak meyimpan data secara permanen, hanya untuk operasi yang dibutuhkan saja. Kapasitas RAM pada PC yang sering kita temukan cukup beragam , mulai dari 256 MB (MegaBytes) – 16 GB (GigaBytes)
Video Graphic Array (VGA)

VGA card atau kartu grafis berfungsi sebagai penghubung yang memungkinkan pengiriman data-data grafis antara PC dan perangkat display seperti monitor atau proyektor. Sebagian besar komputer memiliki VGA yang terpisah sebagai kartu ekspansi yang dipasang pada slot motherboard. Namun ada juga komputer yang mempunyai VGA terintegrasi pada motherboard atau pada CPU-nya.
Hard Disk Drive(HDD)

Hard-disk berfungsi sebagai tempat penyimpanan data utama dalam sebuah sistem komputer. Sistem Operasi , aplikasi, dan dokumen-dokumen disimpan pada hard-disk ini. Pada PC terbaru, ada juga perangkat keras baru yang bernama Solid State Drive (SSD). Fungsinya sama seperti hard-disk, namun menawarkan kecepatan transfer data yang lebih cepat.
Optical Disc Drive

Optical drive biasa juga dikenal dengan nama CD Drive, DVD Drive atau ODD. Fungsi dari perangkat ini adalah untuk membaca dan juga menyimpan data dari dan ke media cakram optik seperti CD , DVD, atau Blu-Ray Disc.
Power Supply Unit (PSU)

Power Supply berfungsi sebagai pengkonversi dan penyalur energi listrik dari outlet sumber (misalnya listrik PLN) ke bentuk energi listrik yang dapat digunakan untuk menjalankan komponen komputer yang berada di dalam casing. Biasanya, PSU ini diletakkan di bagian belakang casing.

Selain dari perangkat keras komputer yang terdapat di dalam casing, ada juga komponen-komponen yang umum kita lihat diluar casing:
Monitor

Disebut juga screen atau display. Fungsi dari layar monitor adalah untuk menampilkan video dan informasi grafis yang dihasilkan dari komputer melalui alat yang disebut kartu grafis (VGA Card). Monitor ini bentuk fisiknya hampir sama dengan televisi , hanya saja televisi biasanya mampu menampilkan informasi grafis dengan ukuran resolusi yang lebih tinggi.
Keyboard dan Mouse

Keyboard dan mouse berfungsi sebagai alat input untuk memasukkan perintah teks, karakter, atau menggerakkan objek pada antarmuka grafis untuk diproses oleh komputer. Ukuran dan bentuk dari kedua alat ini cukup beragam, namun fungsinya sama saja.

Diluar komponen-komponen yang sudah kita sebut diatas, ada pula perangkat keras komputer yang tidak semua komputer memilikinya:
Uninterruptable Power Supply (UPS)

Sering disebut juga sebagai baterai cadangan, fungsi utama UPS adalah menyimpan dan menyediakan cadangan listrik yang akan digunakan ketika sumber listrik utama padam. Selain sebagai cadangan listrik, kebanyakan UPS juga berfungsi sebagai “stabilizer” yang mengatur aliran listrik agar sesuai dengan yang dibutuhkan.

Printer dan Scanner

Printer berfungsi sebagai alat output cetak dari dokumen elektronik baik bentuk teks maupun grafis. Pada komputer rumahan biasanya menggunakan kertas sebagai media cetaknya. Sedangkan fungsi scanner adalah kebalikan dari printer yaitu memindai input data dari luar komputer ke dalam bentuk elektronik yang dapat diolah secara digital.
Speaker
Fungsi dari speaker adalah sebagai alat output suara yang dihasilkan dari komputer. Selain speaker, sering juga kita temukan orang yang menggunakan headphone/headset sebagai alat output suara.
Sound Card (Kartu suara)
Fungsinya sebagai penghubung antara komputer dan alat output audio seperti speaker
Modem
Alat ini berfungsi untuk menghubungkan komputer ke internet
LAN Card
Fungsinya sebagai penghubung komputer dalam suatu jaringan.

mesin penjilid

Mesin pejilid

Mesin pejilid dapat dibedakan menjadi :

1. Menurut jenisnya dapat dibedakan atas

2. Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:

Ciri-ciri mesin penjilid

Cara kerja mesin penjilid

Cara pemeliharaan mesin penjilid

Macam-macam palstik penjilid yaitu:

Jenis-jenis Mesin Fotocopy

Jenis-Jenis Mesin Foto copy Secara umum berdasarkan ukurannnya mesin fotocopy dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu mesin foto copy kecil (portable), mesin foto copy sedang (standar) dan mesin foto copy besar.

Mesin foto copy kecil Mesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)
Mesin foto copy sedang Mesin foto copy sedang (standar), berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297×420 mm) dan B4 (257×364 mm)
Mesin foto copy besar Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis

ALAT KOMUNIKASI TRADISIONAL

1. LONCENG

Dahulu lonceng digunakan untuk mengabarkan suatu berita kepada masyrakat dan sebagai penanda waktu. Lonceng juga digunakan oleh umat Kristiani untuk memberi tanda waktu beribadah, biasanya dibunyikan tiga kali, pada pukul 06.00. 12.00, dan 18.00. Lonceng digunakan pertama kali dalam gereja Katolik sekitar tahun 400 masehi, dan dianggap diperkenalkan oleh Paulinus, Uskup Nola, sebuah kota di Campania, Italia. Penggunaannya menyebar luas dengan cepat dan tidak hanya digunakan untuk mengumpulkan umat dalam acara keagamaan, tetapi juga sebagai peringatan ketika ada bahaya.

2. BEDUG

Di Indonesia, sebuah bedug biasa dibunyikan untuk pemberitahuan mengenai waktu salat atau sembahyang. Bedug terbuat dari sepotong batang kayu besar atau pohon enau sepanjang kira-kira satu meter atau lebih. Bagian tengah batang dilubangi sehingga berbentuk tabung besar. Ujung batang yang berukuran lebih besar ditutup dengan kulit binatang yang berfungsi sebagai membran atau selaput gendang. Bila ditabuh, bedug menimbulkan suara berat, bernada khas, rendah, tetapi dapat terdengar sampai jarak yang cukup jauh.

3. API

Api adalah zat panas yang ditimbulkan dari benda yang terbakar, berasal dari proses oksidasi sehingga berupa energi berintensitas yang bervariasi dan memiliki bentuk cahaya (dengan panjang gelombang juga di luar spektrum visual sehingga dapat tidak terlihat oleh mata manusia) dan panas yang juga dapat menimbulkan asap.

Api juga digunakan dalam komunikasi tradisional

4. ASAP

Media komunikasi ini tergolong unik dan sangat populer digunakan oleh bangsa Indian di Amerika. Asap dapat digunakan untuk mengirimkan informasi rahasia kepada teman maupun lawan. Dalam berkomunikasi menggunakan asap, tidak ada kode-kode yang baku sehingga tidak semua orang dapat membaca maksud dari kepulan asap yang dikirim. Namun yang umum dan sering kita lihat di beberapa film, asap dapat digunakan untuk meminta bantuan ketika seseorang sedang tersesat di hutan dengan cara menunjukan keberadaannya menggunakan asap. Atau mungkin kamu pernah ikut dalam kegiatan Pramuka dimana mereka menggunakan asap dalam suatu permainan pesan berantai.

5. KENTONGAN

Pada masa kerajaan, kentongan digunakan untuk menyampaikan pesan dan perintah dari sang raja kepada rakyatnya. Petugas kerajaan cukup memukul kentongan dan dalam beberapa saat kemudian rakyat bergegas

kumpul di tempat yang sudah biasa digunakan untuk pertemuan antara raja dengan rakyatnya untuk menyampaikan informasi.

Awalnya, kentongan digunakan sebagai alat pendamping ronda untuk memberitahukan adanya pencuri atau bencana alam. Dalam masyarakat pedalaman, kentongan seringkali digunakan ketika suro-suro kecil atau sebagai pemanggil masyarakat untuk ke masjid bila jam salat telah tiba.

Dalam penggunaannya, kentongan dipukul dengan irama yang berbeda beda sesuai kejadian yang akan dan sedang terjadi. Misalnya, tanda kentongan yang menandakan adanya kebakaran rumah, adanya bencana banjir, adanya pencurian, atau akan adanya gerombolan pasukan lawan yang datang menyerang dimasa peperangan kerajaan zaman dahulu.

6. PRASASTI

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, prasasti merupakan piagam yang tertulis pada batu, tembaga, dan sebagainya. Prasasti merupakan sumber sejarah penting untuk mengungkap peristiwa masa lalu. Prasasti merupakan sumber dokumen tertulis yang orisinil dan pasti terjamin keasliannya sebagai peninggalan masa lalu.
Menurut Matrical Eulogitic Inscription, Ms. Dannel, Sanskrit Dictionary, Prasasti berarti tulisan yang berisi pujian dan merupakan anugerah yang diberikan seorang raja kepada rakyatnya dan berlakunya secara turun temurun. Istilah tersebut dalam Negara Kertagama dikatakan sebagai purwasarirareng prasatyalama tan rinaksan iwo, yang berarti hak-hak istimewa yang sejak dahulu dilindungi oleh prasasti kuno.

7. DAUN LONTAR

Selain prasasti, daun lontar juga digunakan sebagai alat komunikasi masa lalu. Daun lontar adalah daun dari pohon siwalan yang dikeringkan. Daun lontar dikenal juga sebagai daun pohon Nira. Daun lontar di pakai untuk menulis naskah dan kerajinan. Naskah dari lontar banyak ditemukan di Sunda, Jawa, Bali, Madura, Lombok, dan Sulawesi Selatan. Sedangkan kerajinan dari lontar digunakan untuk bahan baku atap rumah dan produk utama anyaman serta kipas.

8. TEROMPET

Fungsi terompet pada masa lalu, yakni sebagai tanda dimulai dan diakhirinya sebuah peperangan, maka hal itupun sama namun dengan kondisi yang berbeda. Kalau dulu perang dalam arti yang sebenarnya namun sekarang bisa diartikan sebagai perang untuk melawan kemiskinan, kebodohan dan sebagainya. Ketika terompet dibunyikan ramai-ramai dipenghujung tahun, itu bertanda bahwa peperangan telah usai, saatnya kita untuk interopeksi diri. Kita berada di pihak yang menang atau sebaliknya pihak yang kalah atau malah menjadi seorang pecundang yang lari dalam medan laga (baca: lari dari kenyataan hidup).

9. TIFA

Alat telekomunikasi bunyi-bunyian pukul dari Indonesia Bagian Timur (Maluku) biasanya digunakan untuk upacara adat, ritual dan kebutuhan lainnya.

10. LONCENG

Alat telekomunikasi ini digunakan untuk mengirimkan informasi tertentu dalam kurun waktu tertentu, khususnya oleh masyarakat beragama Kristen.

Alat Komunikasi Zaman Sekarang

1. alat komunikasi Telephone
telephone adalah salah satu jenis alat komunikasi jarak jauh, dengan menggunakan teknologi kabel, nah dari tahun ke tahun telekomunikasi telephone ini terus berkembang sehingga sekarang telepone menggunakan sistem frequensi udara yang disebut dengan handphone itulah beberapa contoh alat komunikasi modern

2. alat komunikasi FAX
pax adalah cara pengiriman surat melalui nomor telephone dengan cara di printer, dalam waktu hitungan menit surat anda akan diterima oleh rekan anda, biasanya fax digunakan oleh kantor dan perusahaan
gambar alat komunikasi modern

3. Internet alat komunikasi masa kini
Di jaman sekarang teknologi yang semakin berkembang internet menjadi suatu kebutuhan pokok, dimana pesan bisa secara langsung diterima, apalagi sekarang berkembangnnya jejaring social, sehingga memudahkan orang berinteraksi satu dengan yang lainnya
gambar alat komunikasi modern

4. Pos surat alat komunikasi jaman sekarang
dulu orang mengirimkan surat melalui merpati pos, nmun sekarang sesuai dengan perkembangan jaman akhirnya posisi tersebut menjadi berubah dengan adanya layanan kantor pos, dan kantor pos indonesiapun berlambang merpati, pos adalah cara mengirimkan surat terhadap rekan atau sahabat maupun dipakai untu keperluan lainnya

5. Televisi

media paling populer yang menampilkan berbagai informasi secara massal

5 Alat komunikasi zaman dahulu

Lonceng

Asap

Suku bangsa Indian Amerika menggunakan asap sebagai alat untuk Berkomunikasi dengan sukunya ataupun kepada suku lainnya. Biasanya, asap digunakan untuk mengirimkan pesan rahasia. Kepulan asap mengandung makna-makna tertentu yang hanya dapat dibaca oleh suku-suku di Indian, seperti kepulan satu kali yang berarti peringatan. Ketika mereka berperang juga menggunakan asap untuk berkomunikasi dengan lawan.

Merpati pos

Mungkin merpati pos, kita semua sudah tahu kegunaannya pada masa lalu. Bukan hanya pada masa perang tapi sejak jaman dulu Merpati digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan jarak jauh. Pada masa perang kegunaannya lebih lagi, apalagi ketika alat komunikasi tidak berfungsi. Maka merpatilah salah satunya yang digunakan untuk menyampaikan pesan pesan militer rahasia. Sementara burung kenari dimanfaatkan untuk mendeteksi serangan gas beracun pada Perang Dunia I.

Kentongan

Kentongan merupakan media komunikasi di masyarakat Indonesia sejak dahulu kala. Biasanya, kentongan digunakan untuk memberitahu warga sebagai suatu peringatan telah terjadi sesuatu, misalnya kebakaran, kemalingan, dan bencana alam. Pada zaman kerajaan di nusantara, kentongan dan alat sejenisnya, seperti gong digunakan untuk mengumpulkan rakyat. Biasanya pukulan kentongan ini untuk memberikan suatu pengumuman kepada rakyat. Orang-orang yang mendengar suara kentongan dengan bergegas berkumpul untuk mendengarkan informasi, berita atau pengumuman. Dalam penggunaannya, untuk setiap daerah bunyi kentongan tidak memiliki standar yang baku. Setiap daerah memiliki kode atau arti tertentu terhadap suara kentongan, misalnya suara kentongan yang dipukul beberapa kali dengan cepat menandakan adanya bahaya kebanjiran atau kemalingan. Ditempat-tempat ibadah masih pula menggunakan peralatan tradisional sejenis kentongan seperti beduk dan lonceng.

Daun Lontar

Kegiatan komunikasi pada masa lalu sudah menggunakan bahasa tulis pada media seperti, tulang hewan, prasasti dan daun lontar. Di Indonesia kegiatan surat menyurat telah ada sejak jaman kerajaan-kerajaan Hindu seperti, Pajajaran, Mataram, Majapahit, Kutai, Mataram dan Sriwijaya. Biasanya, untuk berkirim surat kepada negeri tetangganya, pihak kerajaan menggunakan media daun lontar, kulit kayu dan kulit hewan, tulang hewan, dan lempengan batu. Umumnya media komunikasi yang digunakan adalah dengan daun lontar, dengan alasan daun lontar sangat mudah didapatkan.

PERAN PENTING KEARSIPAN DALAM ORGANISASI

PERAN PENTING KEARSIPAN DALAM ORGANISASI

Oleh : Papang Yudi Prasetyo, S.Sos

A. KONDISI KEARSIPAN

Tidak dapat kita sangkal lagi, bahwa kalau orang awam mendengar kata “Arsip“, maka timbul imajinasi yang maksud dan tujuannya banyak merugikan kedudukan petugas kearsipan atau bidang kearsipan.

Pengalaman membuktikan bahwa orang awam atau pegawai yang belum mengerti masalah arsip, kalau mendengar kata “ arsip”, maka terbayanglah pada mereka dengan tumpukan bundel-bundel kertas atau surat-surat yang penuh debu, ruangan yang kotor penuh dengan tumpukan bundel surat yang semerawut ( baca : kacau ) dan petugas-petugasnya biasanya sudah tua-tua, serta kurang terdidik. Pandangan semacam inilah kadang-kadang dapat menghambat perkembangan kearsipan di setiap instansi. Merombak “ image “ yang selama ini sudah bertahun-tahun lamanya dengan cepat, memang tidaklah mudah sebagai mana kita bayangkan semula. Apalagi petugas kearsipan tidak diberikan kesempatan untuk memperbaiki nasibnya sendiri ditambah lagi tidak ada perhatian sama sekali dari pembuat kebijakan dimasing-masing instansi di bidang kearsipan, dan lebih menyedihkan pula, kalau petugas kearsipan menyerah pada keadaan puas pada keadaanya sekarang, maka mereka tetap terbenam dalam tumpukan-tumpukan arsip dan tidak diketahui atau tidak diperhatikan kegiatan-kegiatannya sehari-hari dalam membantu kelancaran tugas bidang-bidang lainnya. Unit kearsipan merupakan unit yang serba kekurangan, yaitu kurang fasilitas, kurang pegawai yang terampil, dan tanggap, kurang di perhatikan, kurang menarik, kurang terdidik, kurang ruangan dan sebagainya.

Memang dalam keadaan demikian siapapun tidak akan tertarik terhadap bidang kearsipan. Apalagi kalau terdapat kebijaksanaan yang salah terhadap masalah kearsipan, yaitu kalau ada pegawai yang membuat kesalahan atau kurang disenangi, maka pegawai tersebut “ dibuang” ke unit kearsipan. Dan setiap ada pegawai yang membuat kesalahan atau tidak disiplin selalu di mutasikan ke unit kearsipan. Bayangkan lama-kelamaan seluruh pegawai unit kearsipan akan penuh “ pegawai buangan” semua ini mengakibatkan pula frustasi bagi pegawai yang bersangkutan, serta akibat yang lebih membahayakan lagi banyak arsip-arsip yang berserakan dimanan-mana, sulit ditemukan kembali, kemudian akibat yang fatal lagi, yaitu arsip-arsip dijual-belikan di pasar-pasar menjadi pembungkus kacang goreng, sayuran, tahu goreng dan sebagainya. Kejadian semacam ini merusak pula citra unit kearsipan di instansi tersebut, yang aripnya dijual-belikan.

Untuk mencegah kejadian semacam ini pembinaan terhadap kearsipan harus lebih ditingkatkan dan pengertian terhadap kearsipan, serta peranannya dalam kegiatan administrasi sehari-hari harus di sebarluaskan, sehingga petugas kearsipan dan petugas di bidang lain mengerti nilai kegunaan arsip dalam menunjang kegiatan administrasi di seluruh instansi di mana mereka bertugas.

B. PENGERTIAN ARSIP DAN TUJUAN KEARSIPAN

Arsip yang dalam istilah bahasa Indonesia adalah warkat , pada dasarnya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenaini suatu persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula ( dalam Basir Barthos : 1990 ).

Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip adalah : surat-surat, kwitansi, faktur pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu tanda penduduk, foto-foto, pita suara, disket, hard disc, mikro film dan sebagainya.

Berdasarkan Undang- Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Selain itu arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat atau warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun keluar, baik yang menyangkut soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat di pertanggungjawabkan.

Sedangkan tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaandan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

C. PERAN PENTING KEARSIPAN

Kearsipan mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaiandan pengendalian suatu kegiatan.

Setiap kegiatan tersebut, baik dalam dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengka, cepat dan benar huruslah ada system dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang wajar dalam jaringan informasi tersebut, maka dipandang perlu untuk memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.

Dari penjabaran diatas tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan.

Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah jika bahan bahan kearsipan terkumpul, tersimpan, terawat dan teratur dengan baik.

SISTEM KEARSIPAN

27 Okt

A. PENGERTIAN ARSIP

Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.
Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Mempunyai arti
2. Masih mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :
1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :
a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.
c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu:
1. Penciptaan arsip/warkat
2. Pemiliha arsip/warkat
3. Pengendalian arsip/warkat
4. Penyimpanan arsip/warkat
5. Perawatan arsip/warkat
6. Pemusnahan arsip/warkat

B. JENIS ARSIP DAN RECORD
Macam-macam Arsip adalah:
1. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Arsip pemerintah, misalnya dibedakan meliputi :
a. Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
2. Arsip Primer dan Arsip Sekunder
Arsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip tindasan, bukan salinan
Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi salinan, atau mikro filmnya.
3. Arsip Sentral dan Arsip Unit
Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya.
Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannnya, arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi/ instansi.
4. Makro dan mikro arsip
Makro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan ditempat yang luas dan terpusat.
Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit.
5. Arsip statis dan arsip dinamis
6. Arsip abadi dan arsip tidak abadi.
Arsip abadi artinya arsip yang kegunaannya berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah
Arsip tidak abadi artinya arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada saat itu.
Macam-macam record
1. Menurut subjek atau isi

Financial record
Inventori record
Personal record
Sales record
Production record

2. Menurut bentuk wujudnya

Surat
Naskah perjanjian
Akta pendirian perusahaan
Notulen rapat
Laporan-laporan
Kuitansi dll

3. Menurut kegunaannya

Record yang mempunyai guna informatif
Record yang mempunyai guna yuridis
Record yang mempunyai guna ilmiah
Record yang mempunyai guna historis

4. Menurut sifat atau kepentingannya

Record non esensual
Record yang diperlukan
Record yang penting
Record vital

C. FUNGSI DAN KEGUNAAN ARSIP
Fungsi arsip menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971 dibedakan menjadi :
1. Fungsi dinamis
2. Fungsi statis
Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu :
1. Sebagai alat penyimpanan warkat
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan
3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil.
4. Kersipan brarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip dinamis dapat diperinci lagi menjadi:
1. Arsip aktif
2. Arsip semi aktif
3. Arsip in aktif
Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario suatu organisasi / kantor
Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
Arsip In aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.
Kegunaan Arsip
a. Menurut Milton Reilzfeld yaitu :
1. Values for administrative use
2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)
4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)
5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)
6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)
b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu
1. Guna informatoris
2. Guna yuridis
3. Guna historis
4. Guna ilmiah
c. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia Guna arsip dibedakan menjadi:
1. Nilai guna primer meliputi :

Nilai guna administrasi
Nilai guna hukum
Nilai guna keuangan
Nilai guna ilmiah dan teknologi

2. Nilai Guna sekunder meliputi :

Nilai guna kebuktian
Nilai guna informasional

Dari berbagai sumber di atas dapat disimpulkan bahwa nilai guna arsip yaitu :
1. Untuk kegunaan administrasi
2. Untuk kegunaan hukum
3. Untuk kegunaan keuangan
4. Untuk kegunaan haluan organisasi
5. Untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi
6. Untuk kegunaan sejarah
7. Untuk kegunaan keperluan penelitian
8. Untuk kegunaan penerangan

D. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Perlengkapan yang penting yang sangat diperlukan untuk menyimpan arsip, yaitu :
1. Lemari arsip

Filling cabinet —à untuk menyimpan arsip secara vertikal
Lateral filling cabinet

2. Tanda Batas (guide card = sekat petunjuk)
Jika surat dalam map disimpan dalam lemari tanpa sandaran
3. Map arsip (folder)

E. SISTEM KEARSIPAN
Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :
1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)
2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )
3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)
4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)
5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

Kearsipan Sistem abjad

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.

Kearsipan sistem subjek

Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan
pokok soal/masalah

Kearsipan Sistem wilayah

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah,
seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.

Kearsipan Sistem Nomor

Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan
kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.

Kearsipan Sistem Tanggal

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan
tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.
Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. atau
sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26

Mengingat peran kearsipan sangat penting dalam organisasi maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan sistem kearsipan serta perhatian secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan berhasil guna.

Ketika Anda akan membeli Meja Meeting untuk Kantor ada beberapa point yang harus di cermati :
- Ruangan Meeting seperti apa anda punya
- Apa yang anda rencanakan untuk ruang pertemuan,
- Seberapa sering itu di gunakan
Tips ini mungkin akan membantu anda membuat keputusan untuk memilih meja meeting yang cocok untuk kepentingan bisnis anda
Jika dasarnya ruangan meeting tersebut besar dan digunakan untuk pertemuan yang penting maka anda perlu mencari model meja meeting yang besar namun pastikan ruangan cukup untuk kursi dan furniture kantor lainnya.
Meja untuk rapat staf in-house
Apakah ruang rapat digunakan untuk rapat staf dan rapat tertutup yang melibatkan jumlah orang yang terbatas ?

Jika jawaban itu “ya”, ada baiknya membeli meja meeting modular, Bukan meja meeting untuk konferensi yang besar. Dengan meja meeting modular secara fleksibel Anda dapat membongkar dan menyusun meja agar cocok untuk berbagai jenis rapat.
Pilihan jenis meja
Anda harus memutuskan jenis meja meeting yang Anda inginkan. Pemilihan berdasarkan bentuk dan skala ruangan disesuaikan dengan model, besar, kecilnya ukuran dan desain meja meeting.
Kemudian pemilihan ditentukan kekuatan bahan meja tersebut menyangkut tahan lama atau tidaknya meja, bahan melamin memberikan daya tahan lebih dari meja kayu veneer dan biasanya harga jauh lebih murah.
Jika anda membutuhkan meja kerja kantor, furniture, partisi dan kitchen set, silahkan klik di sini

Tips Memilih Furniture Meja Kantor dan Meja Kerja Kantor yang Tepat Untuk Interior Kantor Anda

Membeli furniture dan meja kerja kantor memang terkesan mudah asal tersedia dana yang cukup, tetapi untuk memilih furniture meja kantor yang sesuai dengan ruangan dan interior kantor sehingga nyaman untuk dilihat dan dinikmati tidaklah gampang. Berikut ...

3 Tips Dalam Desain Furniture & Interior Kantor

Beberapa tips dalam desain furniture dan interior kantor agar fungsional dan sekaligus memiliki citra estetik yang baik, terkait dengan keterbatasan luasan sebuah apartemen: 1. Inventarisasi Kebutuhan. Inventarisasilah kebutuhan ruang apa ...

Tips Dalam Mensiasati Ruangan Dapur yang Kecil

Saat ini kita semakin sulit menemukan dan membuat rumah-rumah yang besar karena adanya keterbatasan lahan dan biaya. Untuk itu, perlu disiasati bagaimana memanfaatkan dan mempertahankan rumah atau ruangan yang sudah ...

Desain Meja Rendah minimalis Untuk Aneka Gaya Rumah

Mengadopsi gaya orang Jepang atau Korea yang banyak menerapkan gaya lesehan pada penataan interiornya, menghadirkan desain meja rendah minimalis ini juga dapat menjadi solusi mengatasi sempitnya ruang. gambar meja rendah minimalis ...

Pengertian tata ruang kantor

Menurut George Terry dalam bukunya Office Management and control,1958
“office layout in the determine of space requirement and the detailed utilization of this space in ordet to improve a practical arrengment of the physical factors considered neceserray for the execution of the officework within reasonable cost”. (tata ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruang-ruang tersebut untuk menyiapkan secara praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak).

Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati. Untuk lebih jelas berikut adalah tujuan tata ruang kantor.

Tujuan tata ruang kantor

Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja. Dengan tata ruang kerja yang baik memungkinkan pekerjaan akan semakin cepat dan lancar, tata ruang kantor yang baik membuat setiap bagian pekerjaan yang ada di suatu kantor akan saling berhubungan secara cepat. Tentu saja ini akan menghemat tenaga dan waktu.
Menjamin kelancaran proses pekerjaan. Tata ruang kantor yang sudah terencana dengan baik membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan susunan ruangan kantor tersebut, maka jika tata ruang kantor baik, maka pasti akan medukung proses pekerjaan.
Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien. Bayangkan jika pengaturan kantor semrawut maka dapat dipastikan ruanganan akan sumpek dan akan mempengaruhi kinerja para pegawainya, sebaliknya jika tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka penggunaan ruangan akan efisien, rungan kosong pun dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu. Jika meja-meja disusun secara rapi, lemari juga disusun berdasarkan keperluan, begitu juga berbagai barang lain diatur sedemikian rupa, maka akan memperlancar jalannya kinerja pegawa.
Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. Dengan segala perubahan tata ruang kantor yang rapi, teratur, nyaman, bersih, maka akan menambah semangat dan kenyamanan bagi para pekerja yang ada didalamnya.
Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.
Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.

Azas tata ruang kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

Jenis-jenis tata ruang kantor
Ada 4 macam tata ruang kantor yang sering digunakan di kantor yaitu:

Tata ruang kantor berkamar (cubicle type office)

cubycal type office

Tata ruang kantor terbuka (open plan office)

open plan office

Tata ruang kantor berpanorama (landscape office)

Landscape Office

Tata ruang kantor gabungan.

gabungan

1. Pesawat Telepon Local Batere (LB)
Adalah pesawat telepon yang catuan listriknya dari batere yang terpasang pada pesawat telepon itu sendiri (secara local). Batere yang digunakan adalah batere kering. Oleh sebab itu kondisi batere sangat menentukan mutu pembicaraan.
Untuk itu pemeliharaan dan pengukuran tegangan dan arus batere harus sering dilaksanakan. Dan pesawat telepon LB ini digunakan pada sentral telepon manual LB, yang untuk memanggilnya digunakan sistem generator tangan.
Contoh : Telepon Open Wire

2. Pesawat Telepon Sentral Batere (CB)

Adalah pesawat telepon yang sistem catuan listriknya arus DC yang terdapat di Sentral Telepon. Batere yang digunakan bisa batere basah (lead acid) yang setiap saat dapat dilakukan sistem Charge dan Discharger (proses pengisian dan pengosongan batere). Misalnya Pesawat telepon type DLG – 12515 buatan Ericson

Untuk mengadakan panggilan ke operator, dilakukan hanya dengan mengangkat handset sehingga sinyal panggil yang berupa lampu sentral menyala.

3. Pesawat Telepon Otomat dengan Roda Pilih (Rotary Dial)

Adalah pesawat telepon yang digunakan pada sentral telepon otomat dimana sistem catuan listriknya diberIkan dari sentral. Untuk mengadakan panggilan digunakan roda pilih (rotary dial) yang dapat menghasilkan pulsa-pulsa sesuai dengan digit atau angka yang diputar.

Sistem kerja dari roda pilih adalah untuk memutuskan dan menyambungkan arus listrik, sehingga arus listrik tersebut dapat berbentuk pulsa-pulsa sesuai kode digit yang dikehendaki. Karena untuk membentuk digit (nomer telepon) dengan cara memutus dan menyambung arus listrik.

Pesawat telepon jenis ini punya kelemahan, yaitu walaupun pesawat telepon tersebut dikunci dengan maksud agar tidak digunakan hubungan, namun hanya dengan meng on-off kan kontak kait maka pengiriman digit-digit tetap dapat dilaksanakan sehingga kunci telepon tidak menjamin pesawat telepon tersebut tidak dapat digunakan hubungan. Contohnya pesaw`t telepon tipe H-63 dan Tipe H-70 buatan Siemens Jerman dan buatan PT. INTI.

4. Pesawat Telepon Tombol Tekan (Push Button)

Adalah pesawat telepon yang digunakan pada sentral telepon otomat dimana sistem catuan listriknya diberikan dari sentral.

Untuk mengadakan panggilan digunakan tombol tekan yang dapat menghasilkan frekuensi sesuai dengan angka/digit yang ditekan. Mengingat didalam mengadakan panggilan digunakan tombol tekan untuk membentuk digit-digit (nomor telepon) dengan menggunakan multi frekuensi yang dikirimkannya ke Sentral Telepon untuk selanjutnya digit-digit tersebut akan diproses oleh Sentral yang bersangkutan.

Pesawat telepon ini mempunyai kelemahan yaitu walaupun pesawat telepon tersebut dikunci, maka dengan alat Quick Dialing yang banyak dijual dipasaran, maka pesawat telepon tersebut masih tetap dapat digunakan untuk menjalin hubungan. Contoh : Pesawat telepon Tipe SSB2912 AFAT Buatan BTM atau Co Belgia, Pesawat telepon buatan Siemen Jerman dan Buatan PT. INTI.

5. Pesawat Telepon Wireless

Adalah sejenis pesawat telepon tipe push button, dimana antara Handset-nya dengan tombol Push Button-nya tidak dihubungkan dengan kabel, melainkan dengan menggunakan udara sebagai media untuk menghantarkan frekuensi pembicaraannya.

Jarak udara antara Handset dengan peralatan push button-nya sangat terbatas maksimal 250 meter, hal ini dikarenakan frekuensi yang digunakan adalah frekuensi yang lemah.

Pesawat jenis ini biasanya dilengkapi dengan memori sebagai proses redial (pengulangan panggilan/pengiriman digit-digit pulsa) untuk memudahkan si pemakai dalam mengadakan hubungan ke sentral telepon. Selain itu memori juga dapat digunakan untuk menyimpan nomer-nomer telepon tertentu dengan maksud untuk mempermudah sistem operasionalnya.

Memori juga dapat difungsikan untuk menyimpan pesan yang diterima dari lawan bicaranya, jika yang bersangkutan sedang tidak berada di tempat.

6. Pesawat Telepon Genggam (Hand Phone)

Adalah sejenis perangkat terminal telepon yang kompak dan komplit, artinya antara perangkat Ear Phone, Microphone dan Remote kontrol unitnya serta sistem catudayanya sudah menjadi satu. Selain itu sudah dilengkapi memori yang berisi fasilitas fitur untuk mendukung operasionalnya. Sistem penyambungan ke sentralnya sudah tidak menggunakan kabel, tetapi menggunakan media udara untuk menyalurkan frekuensi pembicaraannya Bentuk dari pesawat ini sangat kecil dan portable, sehingga mudah dibawa kemana-mana.

Kearsipan Sistem Abjad (alphabetic filing system)

Peraturan Mengindeks

Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas:

Peraturan mengindeks nama orang Indonesia

a.1.	Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis. Contoh:

a.2.	Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir. Contoh:

a.3.	Nama keluarga, suku dan marga. Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll Contoh:

a.4.	Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang Contoh:

a.5.	Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan kepangkatan. Contoh:

a.6.	Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali) diutamakan nama diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada. Contoh:

a.7.	Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya. Contoh:

a.8.	Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama keluarganya.

a.9.	Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu unit. Contoh:

a.10.	Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baru Contoh:

Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas :

b.1.	Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli. Contoh:

b.2.	Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata. Contoh:

b.3.	Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti : A, D, Del, Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll. Contoh:

b.4.	Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga berada di depan nama Contoh:

Berikut ini adalah beberapa fasilitas yang disediakan melalui internet:

E-mail. Electronic-mail adalah surat atau pesan elektronik yang dikirimkan dan diterima melalui komputer. Dengan e-mail, pesan yang dikirimkan akan sampai kepada penerima saat itu juga. Dibandingkan dengan pengiriman surat melalui jasa pengiriman, e-mail telah memangkas waktu dan pesan yang disampaikan juga up-to-date. E-mail saat ini sudah bisa disertai dengan grafik, gambar foto, suara, animasi, dan bahkan bisa mengirim ke beberapa alamat sekaligus.
FTP. File Transfer Protocol (FTP) adalah salah satu layanan internet untuk melakukan transfer file. Proses melakukan transfer file dari komputer ke server (file server) disebut dengan istilah unggah (upload). File yang sudah berada di file server, dapat diambil oleh orang lain untuk disimpan di komputer (pc). Proses mengambil file dari file server disebut dengan unduh (download).
Telnet. Telnet (Telecommunication Network) merupakan salah satu protokol jaringan yang digunakan di koneksi internet atau LAN (Local Area Network). Telnet digunakan untuk melakukan koneksi ke sebuah server dan port tertentu. Telnet digunakan untuk berinteraksi langsung dengan server. Anda dapat mengetikkan perintah langsung dari komputer untuk ditujukan ke server dan server akan langsung merespon dengan mengirimkan output (keluaran) untuk ditujukan ke komputer yang mengirimkan perintah.
Gopher. Gopher adalah program berbasis teks yang digunakan untuk mem-browser daftar menu internet di berbagai server gopher. Gopher merupakan aplikasi yang dapat mencari informasi di internet dan informasi yang dicari hanya sebatas pada teks. Untuk mendapatkan informasi melalui gopher, diperlukan hubungan dengan server gopher yang ada di internet.
World Wide Web (WWW). World wide web merupakan kumpulan dokumen multimedia yang saling terkoneksi menggunakan link hypertext. Hyperlink merupakan sebuah link yang digunakan untuk melakukan perpindahan antar dokumen. Web memudahkan kita mengakses berbagai informasi dalam bentuk teks, gambar, video, suara, dan juga animasi.

Internet telah memberikan kontribusi dan andil yang sangat besar bagi perkembangan dunia. Kehadiran internet telah menghapus batas dan jarak terhadap akses informasi. Bagaimanapun juga, perkembangan internet bisa memberi dampak positif (baik) dan negatif (buruk). Di bawah ini adalah beberapa dapat baik dan buruk terhadap kehadiran internet.
Dampak positif dari internet.

Media komunikasi, dimana pengguna internet di seluruh dunia dapat saling berkomunikasi.
Media untuk bertukar data dan informasi dengan menggunakan email, ftp, www, dan sebagainya.
Media untuk mencari data dan informasi. Jutaan data dan informasi yang tersimpan menjadikan internet perpustakaan terbesar di dunia.
Kemudahan memperoleh informasi. Segala sesuatu yang terjadi di dunia ini dapat dipantau melalui internet.
Media untuk bertransaksi dan berbisnis. Ada banyak peluang bisnis yang bisa dihasilkan dari internet seperti Google Adsence.
Media pendidikan jarak jauh. Banyak sekali universitas yang sekarang ini membuka kelas jarak jauh dimana materi kuliah dan kegiatan belajar dilakukan secara online.

Dampak negatif dari internet.

Pornografi. Anggapan yang mengatakan bahwa internet identik dengan pornografi memang tidak salah. Banyak sekali konten-konten semacam ini bertebaran dan memberikan dampak yang kurang baik bagi yang mengaksesnya, terutama kalangan anak-anak.
Internet juga banyak berisi konten-konten yang terkait kekejaman dan kesadisan (violence and gore). Konten seperti ini biasanya banyak digunakan oleh pemilik situs demi mendongkrak penjualan situs.
Penipuan. Modus penipuan melalui internet sudah sering kali kita dengar. Internet memang bisa dijadikan media untuk melakukan tidak kejahatan semacam ini.
Pencurian. Internet merupakan media yang memberikan kemudahan untuk traksaksi online karena sifatnya yang real-time (langsung), misalnya berbelanja menggunakan kartu kredit. Para penjahat dapat menemukan celah kelemahan saat transaksi untuk menguras isi kartu kredit tanpa sepengetahuan pemiliknya.
Perjudian. Para penjudi tidak harus pergi ke tempat judi untuk melakukan kegiatan dan keinginannya. Yang perlu dilakukan hanyalah mengunjungi situs-situs perjudian.

PENGGUNAAN INTERKOM/AIPHONE

1. Pengertian intercom/aiphone

Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam.

2. Fungsi intercom

Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai:

— Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya

— Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor

— Menghindari mondar-mandirnya para pegawai

— Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai

Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:

— Sebagai media informasi

— Sebagai media pengetahuan

— Sebagai media hiburan

3. Cara mengoperasikannya

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

Intercom yang digunakan di kantor-kantor

— Angkat gagang telepon

— Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud

— Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut

— Lakukan pembicaraan

Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)

— Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat

— Pilih atau cari saluran yang kita tuju

— Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju

Penggunaan Telepon

1. Pengertian telepon

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

2. Macam-macam pesawat telepon

— Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah

— PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator

— \PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator

3. Cara penggunaan telepon

— Penggunaan telepon untuk percakapan local

— Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international

PENGGUNAAN HANDPHONE

1. Pengertian handphone

Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan maupun tulisan.

2. Macam-macam merk handphone

— Sony ericsson

— Nokia

— Motorola

— Samsung

— LG

3. Cara menggunakan handphone

Cara mengirim berita

— Tekan tombol yang dituju

— Mulailah pembicaraan

— Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No

Cara menerima berita

— Tekan tombol yes

— Dengarkan pembicaraan

— Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai

4. Cara pengisian pulsa

— Secara umum pengisian pulsa dapat dilakukan:

— Dengan menggunakan kartu ada kartu prabayar dan pasca bayar

— Dengan electronic

PENGGUNAAN SWITCHBOARD

1. Pengertian switchboard

Adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain.

2. Macam-macam switchboard

— Switchboard dengan system telepon kunci

— Switchboard dengan system perburuan

3. Keuntungan dan kelemahan switchboard

Keuntungannya

— Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri

— Menghemat waktu, tenaga dan biaya

— Dapat berhubungan dengan pihak luar

Kelemahannya

— Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator

— Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada perusahaan tersebut

PENGGUNAAN PENJAWAB TELEPON

1. Pengertian penjawab telepon

Adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan secara efektif dan efisien

2. Keuntungan dan kelemahan mesin penjawab telepon

Keuntungannya

— Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar

— Dapat merekam dari dua arah

— Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan

— Dapat memanggil di mana saja kita berada

Kelemahannya

— Yaitu terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali.

PENGGUNAAN TELEX

1. Pengertian telex

Adalah suatu alat pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar negeri.

2. Bagian-bagian dan fungsi telex

— Rol kertas yang berfungsi untuk mengetik naskah yang akan dikirim.

— Papan tuts yaitu tempat tuts-tuts mesin itu disusun.

— Rol pita kertas berfungsi untuk merekam hasil ketikan dari berita yang telah ditentukan

3. Cara menggunakan telex

Kegiatan merekam

— Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan

— Ketik naskah yang akan dikirim

— Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:

— Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang.

— Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek

Kegiatan mengirim

— Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim

— dDikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang berkode “0”

— Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim

— Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali

— Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai

1. Pengertian facsimile

Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.

2. Fungsi facsimile

— Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan

— Untuk menerima informasi dari berbagai tempat

— Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan untuk:

— Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar

— Mencetak sampai beberapa lembar kopi

— Menyimpan berbagai alamat

3. Keuntungan facsimile

— Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas

— Waktu yang lebih cepat

— Data yang akurat

— Hemat tenaga dan biaya

— Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya

4. Cara pengoperasian facsimile

— Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah

— Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju

— Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan

— Tekan tombol YES

— Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board

— Lalukan pengkopian

PENGGUNAAN MESIN DIKTE

1. Pengertian mesin dikte

Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte merupakan mesin kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat-lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai.

2. Fungsi mesin dikte

— Untuk mencatat atau merekam hal-hal yang berkenaan dengan penugasan yang diberikan pimpinan kepada bawahan

— Untuk mendiktekan surat-surat dengan cepat yang dilakukan oleh seorang pegawai

3. Cara menggunakannya

Untuk printer

— Tekan tombol power

— Tekan tombol printer

Untuk facsimile

— Tekan tombol power

— Tekan nomor facsimile yang dituju

— Tunggu jawaban

Untuk scanner

— Tekan tombol power

— Tekan perintah scanner

PENGGUNAAN MESIN MIKROFILM

1. Pengertian mesin microfilm

Menurut ensiklopedi administrative diartikan microfilm yaitu film berukuran 8 atau 16 milimeter yang dipergunakan untuk mengawetkan warkat-warkat yan pada akhirnya akan rusak apabila disimpan terlalu lama apalagi di bawah udara yang berubah-ubah.

2. Bentuk-bentuk microfilm

Microfilm roll

— Roll film ukuran 16 mm x 100 feet

— Roll film ukuran 35 mm x 100 feet

Microfilm jaket

— Berupa strip film yang berisi 12 frame yang dimasukkan ke dalam kantong plastic ukuran 4 x 6 inci yang dapat memuat 5 jalur atau 12 x 5 = 60 arsip.

Microfiche

— Microfiche yang dibuat langsung dengan microfiche camera processor

— Microfiche yang dibuat secara tidak langsung yaitu dengan menduplikasikan microfilm jaket menjadi mikrifiche memakai peralatan microfilm duplicator

Microfilm aparatur card

— Berbentuk lembaran film yang berukuran 35 mm.

— Microfilm cartridge

— Bentuknya seperti roll film tetapi berada dalam kotak dengan film berukuran 16 mm x 100 feet.

3. Macam-macam peralatan microfilm

— Camera berfungsi untuk memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film

— Prodessor berfungsi untuk memproses atau mencuci film-film yang sudah berisi arsip sebagai hasil kerjaan kamera

— Duplicator berfungsi untuk mengadakan atau membuat kopi film

— Reader berfungsi untuk membaca microfilm melalui layar monitor seperti layar televise

— Reader printer, tidak saja dipakai sebagai alat baca tetapi juga untuk mencetek kembali microfilm yang dibaca ke dalam bentuk kertas dengan berbagai ukuran

PENGGUNAAN TRANSPARANCY MAKER

Transparancy ada dua jenis yaitu:

— Intra red dengan ciri-ciri:

— Salah satu sudutnya terpotong

— Warna transparansi tidak bening (agak buram)

— Tulisan atau gambar tidak dapat dihapus

— Harus menggunakan alat transparancy maker waktu menulis atau menggambar

Write on dengan ciri-ciri:

— Transparansi warnanya bersih atau bening

— Lembar transparansi bisa langsung ditulisi

— Dapat dihapus

Cara menggunakan transparency maker adalah:

— Tulis atau ketik materi yang akan dipresentasikan di atas kertas HVS ukuran kuarto, dengan batas luar 2 cm dari atas dan bawah, kanan dan kiri

— Kemudian kertas difotokopi dengan mesin fotokopi Xerox atau merk lainnya

— Letakkan hasil fotokopi di atas lembar transparansi dan yang terpotong sudutnya diletakkan di kanan atas

— Atur tombol menurut terang/gelap, hasil yang diinginkan

— Tempatkan materi/bahan di tengah mesin dan masukkan dengan sedikit didorong ke dalam

PENGGUNAAN OHP (OVERHEAD PROJEKTOR)

Keunggulan OHP antara lain:

— Gambar atau tulisan dapat diperbesar dengan perbandingan 1,5 sampai 2 kali dari aslinya

— Terdapat tombol pengatur focus pencahayaan

— Refleksi lensa dapat diatur

— Bila lampu mati, ada lampu cadangan yang secara otomatis dapat menyala

Di samping itu OHP juga memiliki keuntungan yaitu:

— Mudah penggunaannya

— Dapat menjelaskan sesuatu sambil bertatap muka dengan hadirin atau peserta

— Menghemat waktu

— Tidak perlu dipadamkan ketika pembicara memberikan penjelasan sehingga peserta mudah melakukan pencatatan

PENGGUNAAN MESIN-MESIN PENGGANDAAN

PENGGUNAAN MESIN STENSIL

1. Mesin stensil manual

Memiliki ciri-ciri yaitu:

— Digerakkan dengan tenaga manusia

— Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis

— Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna

— Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai sheet master A

— Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)

2. Mesin stensil listrik

Keuntungan mesin stensil listrik jika dibandingkan dengan mesin stensil manual adalah:

— Hasil penggandaan tampak lebih bagus

— Pengoperasian mesin lebih mudah

— Tinta yang diperlukan lebih irit

— Tenaga yang diperlukan lebih ringan

PENGGUNAAN MESIN PEREKAM STENSIL SHEET ATAU SCANNER

1. Bagian-bagian mesin scanner

Di bawah ini merupakan bagian-bagian mesin scanner dengan merk Gestetner tipe 455

— Rol pemasang sheet

— Rol pemasang warkat yang akan disalin

— Jarum scanner atau jarum percikan api

— Tempat memasang jarum

— Tombol untuk menghidupkan mesin (ON)

— Tombol untuk mematikan mesin (OFF)

— Tombol pengatur panasnya sinar

— Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan yang terdiri atas enam angka yaitu 0-5.

— Tombol pengatur pemutar warkat

2. Cara kerja mesin scanner

Bahan gandaan yang asli dan gandaan induk dipasang pada silinder mesin scanner yang asli di sebelah kiri dan stensilnya di sebelah kanan. Warkat berputar dan disoroti dengan sinar listrik yang terus tembus pada lembaran induk. Alat peraba di sebelah kiri meraba bahan gandaan sebelah kanan dan pada saat yang sama pula sebuah stylus memindahkan gandaan pada lembaran induk stensil berupa lubang-lubang yang sama dengan huruf dan tanda pada naskah asli. Huruf-huruf pada warkat itu lebih banyak menyerap panas dan akan menimbulkan salinan-salinan sesuai dengan tulisan aslinya.

PENGGUNAAN MESIN SPIRIT DUPLICATOR

Mesin ini dapat memperbanyak warkat dalam jumlah yang banyak sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan.

Langkah-langkah operasional:

— Pasanglah lembaran induk pada silinder mesin. Rekam karbon yang terbalik (negative) berada di luar

— Angkat tempat cairan dan balikkanlah pada tempatnya

— Putarlah silinder berulang-ulang untuk membasahi master copynya

— Masukanlah kertas pada tempatnya di bagian belakang

— Buatlah kopi sebagai percobaan

— Atur letak kertas dengan tepat

— Putarlah sekian kali menurut kebutuhan

— Setelah selesai memutar lepaskanlah master copynya

— Tutuplah mesin dengan rapi

PENGGUNAAN MESIN FOTO KOPI

Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi terdapat system zoom, system reduction, system fullsize, dan system document feeder

— System zoom

Adalah system fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari aslinya

— System reduction

Adalah system fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya

— System fullsize

Adalah system fotokopi yang hasil kopinya sesuai atau sama dengan aslinya

— System document feeder

Adalah system fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman

FRIPORT ATAU RISOGRAPH

Keunggulannya yaitu:

— Berkemampuan sampai 120 lembar per menit

— Dapat mengkopi dengan menggunakan kertas tipis (46 gram) hingga kertas tebal (210 gram) dengan menggunakan master khusus yang dibuat pada mesin itu juga secara elektronik

— Dapat memperbesar atau memperkecil, menggabung dua original dan tintanya dapat diganti warna menurut selera

— Efisien untuk mengganda dalam jumlah besar dan tenaga listrik yang diperlukan kurang dari 500 watt

TERMOCOPIER

Juga disebut thermoflax. Berguna untuk:

— Membuat master spirit duplicator menggunakan thermo master unit

— Membuat transparency film untuk OHP menggunakan infrared transparency film

— Melaminasi dokumen dengan menggunakan laminating film

OFFSET

Macam-macam mesin offset:

— Offset kecil

— Offset sedang

— Offset besar . PENGGUNAAN MESIN MIKROFILM
1. Pengertian mesin microfilm
Menurut ensiklopedi administrative diartikan microfilm yaitu film berukuran 8 atau 16 milimeter yang dipergunakan untuk mengawetkan warkat-warkat yan pada akhirnya akan rusak apabila disimpan terlalu lama apalagi di bawah udara yang berubah-ubah.
2. Bentuk-bentuk microfilm
Microfilm roll
— Roll film ukuran 16 mm x 100 feet
— Roll film ukuran 35 mm x 100 feet
Microfilm jaket
— Berupa strip film yang berisi 12 frame yang dimasukkan ke dalam kantong plastic ukuran 4 x 6 inci yang dapat memuat 5 jalur atau 12 x 5 = 60 arsip.
Microfiche
— Microfiche yang dibuat langsung dengan microfiche camera processor
— Microfiche yang dibuat secara tidak langsung yaitu dengan menduplikasikan microfilm jaket menjadi mikrifiche memakai peralatan microfilm duplicator
Microfilm aparatur card
— Berbentuk lembaran film yang berukuran 35 mm.
— Microfilm cartridge
— Bentuknya seperti roll film tetapi berada dalam kotak dengan film berukuran 16 mm x 100 feet.
3. Macam-macam peralatan microfilm
— Camera berfungsi untuk memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film
— Prodessor berfungsi untuk memproses atau mencuci film-film yang sudah berisi arsip sebagai hasil kerjaan kamera
— Duplicator berfungsi untuk mengadakan atau membuat kopi film
— Reader berfungsi untuk membaca microfilm melalui layar monitor seperti layar televise
— Reader printer, tidak saja dipakai sebagai alat baca tetapi juga untuk mencetek kembali microfilm yang dibaca ke dalam bentuk kertas dengan berbagai ukuran
PENGGUNAAN TRANSPARANCY MAKER
Transparancy ada dua jenis yaitu:
— Intra red dengan ciri-ciri:
— Salah satu sudutnya terpotong
— Warna transparansi tidak bening (agak buram)
— Tulisan atau gambar tidak dapat dihapus
— Harus menggunakan alat transparancy maker waktu menulis atau menggambar
Write on dengan ciri-ciri:
— Transparansi warnanya bersih atau bening
— Lembar transparansi bisa langsung ditulisi
— Dapat dihapus
Cara menggunakan transparency maker adalah:
— Tulis atau ketik materi yang akan dipresentasikan di atas kertas HVS ukuran kuarto, dengan batas luar 2 cm dari atas dan bawah, kanan dan kiri
— Kemudian kertas difotokopi dengan mesin fotokopi Xerox atau merk lainnya
— Letakkan hasil fotokopi di atas lembar transparansi dan yang terpotong sudutnya diletakkan di kanan atas
— Atur tombol menurut terang/gelap, hasil yang diinginkan
— Tempatkan materi/bahan di tengah mesin dan masukkan dengan sedikit didorong ke dalam

PENGGUNAAN OHP (OVERHEAD PROJEKTOR)
Keunggulan OHP antara lain:
— Gambar atau tulisan dapat diperbesar dengan perbandingan 1,5 sampai 2 kali dari aslinya
— Terdapat tombol pengatur focus pencahayaan
— Refleksi lensa dapat diatur
— Bila lampu mati, ada lampu cadangan yang secara otomatis dapat menyala

Di samping itu OHP juga memiliki keuntungan yaitu:
— Mudah penggunaannya
— Dapat menjelaskan sesuatu sambil bertatap muka dengan hadirin atau peserta
— Menghemat waktu
— Tidak perlu dipadamkan ketika pembicara memberikan penjelasan sehingga peserta mudah melakukan pencatatan.

SEKRETARIS PROFESIONAL

PENGERTIAN SEKRETARISSekretaris adalah seseorang yang pekerjaannya bertugas membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan kecil-kecil pimpinan. Seperti menerima surat masuk, menangani janji, menangani telepon, dll.

Cara Menjadi Sekretaris Profesional :

Menampilkan Citra Perusahaan.Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor. Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos. Tahu Teknoiogi“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi. Tahu Accounting dan PembukuanAccounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri. Mempelajari Karakter Bos Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan. Pandai Berbicara di Depan Publik Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting

Tugas dan Peranan Sekretaris

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :

· Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

· Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.

· Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

· Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

· Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

· Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

· Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

· Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

· Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

· Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

· Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

· Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

· Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

· Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

· Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

· Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

· Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

PENGERTIAN USB

02.39 Farrasandhya Shakti Alamsyah No comments

engertian USB adalah standart bus serial (standar bus berseri) yang mempunyai fungsi menghubungkan suatu perangkat atau periperal komputer seperti keyboard, mouse, joystick, kamera digital, webcam printer scanner, ke komputer induk. USB kini telah di jadikkan sebagai metoda koneksi standart. sistem koneksi USB ini mampu meningkatkan kemampuan hot swapping yaitu kemampuan pasang dan mainkan (plug and play) suatu perangkat atau priperal komputer, dalam arti , perangkat tersebut dpat di pasang di tambahkan atau di lepaskan dari port USB yang ada di komputer ketika komputer sedang ‘on’ (aktif/hidup/nyala) tanpa harus mematikan komputer. Perangkat atau periperal yang di koneksikan ke port USB bisa langsung di kenali oleh sistem komputer yang selanjutnya segera memproses drive perangkat yang bersangkutan agar perangkat tersebut dapat segera di fungsikan.

Contoh bentuk USB

Setiap unit komputer yang di pasaran saat ini, selalu di lengkapi port USB dengan jumlah yang berfareasi , satu, dua, tiga, empat atau bahkan lebih. Port USB tersebut berada di panel belakang komputer atau di panel depan, bahkan ada yang di letakkan di sisi samping Case komputet, Konektor USB yang terdapat pada perangkat (device) komputer dapat dengan cepat dan mudah di tancapkan pada port yang tersedia pada komputer induk (host). Bila di bandingkan dengan port-port yang lain yang terdapat pada komputer, pemasangan atau penancapan konektor USB ini jauh lebih muda, memang sala satu visi pembuatannya untuk memudahkan pengguna komputer dalam menyambungkan perangkat dengan komputer, sistem koneksi USB ini memiliki kecepatan lebih tinggi di bandingkan port panel atau port serial yang lain.
Sebelum port USB di ciptakan, apabila pengguna komputer (user) ingin memasangkan suatu perangkat yang memerlukan sistem koneksi yang lebih cepat, harus memasang kard sendiri yang di tancapkan pada slot ISA atau PCI yang masih kosong yang ada pada matherboard. Apa bila jumlah slot-slot tadi terbatas dan sudah terisi semua itulah yang jadi masalah, salah satu tujuan port USB di ciptakan adalah untuk mengatasi masalah ini. Semula, USB di desain untuk PC (personal computer), di tujukan untuk menghindari perlunya penambahan expansion card ke bus ISA atau PCI namun, sekarang telah berkembang luas dan banyak di gunakan pada perangkat elektronika lainnya, seperti PDA dan konsol permainan (vidio games).
VERSI USB 1.0 dan USB 2.0
USB1.0
Keberadaan USB 1.0 secara berangsur-angsur di maksudkan untuk menggeser fungsi berbagai konektor (yang biasanya berada pada panel belakang sebuah PC), dan menggantinya dengan sistem USB. Sebenarnya terdapat dua macam USB 1.0, yang masing-masing memiliki berbedaan dalam hal kecepatan, kedua macam USB 1.0 tersebut adalah USB 1.0 Low-speed dengan kecepatan tranfer data 1,5 Mbit/s (1,5 Mega bit perdetik = 0,1875 Mega byte per detik) dan USB 1.0 Full-speed dengan kecepatan tranfer data 12 Mbit/s (1,5 Mbyte per detik)
Kabel perpanjangan Usb tidak bisa di gunakan pada USB 1.0 dan memang tidak boleh di pasangkan , karena USB 1.0 tidak di desain bisa menggunakan kabel perpanjangan. Hanya sedikit jumlah USB 1.0 yang sengaja di lempar ke pasar bebas, jumlahnya terbatas.
USB 2.0
April 2000 dirilislah USB dengan vesi lain pada saat itu beberapa perusahaan bekerja sama mengembangkan USB yang memiliki kecepatan tranfer data lebih tinggi. Kecepatan tranfer data USB 2.0 mampu mencapai 480 Mbit/s (60 Mbyte/s), jauh lebih tinggi di banding USB 1.0 jika di hitung kecepatan tranfer data empat puluh kali jauh lebih cepat di banding USB sebelumnya. Kecepatan tranfer data sebesar 480 Mbit/s di sebut Hi-speed. USB 2.0 mampu di manfaatkan untuk menjalankan berbagai perangkat USB secara simultan dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami gangguan.
Logo USB Hi-Speed
Seluruh perangkat USB Hi-Speed tetap konpatibel dan mampuh beroprasi pada modus USB Full-speed itilah sebabnya USB 2.0 mampu mendukung 3 (tiga) macam mode speed, yaitu 1,5 Mbit/s (low-speed), 12 Mbit/s (full-speed) dan 480 Mbit/s (Hi-speed).
Kesimpulan: Dari penjelasan USB dengan Versi 1.0 dan 2.0 secara detail maka kita ketahui perbedaannya yaitu USB dengan Versi 1.0 memiliki dua macam USB yaitu USB 1.0 Low-speed dan USB 1.0 Full-speed. Sedangkan USB 2.0 hanya memiliki satu versi namun USB 2.0 mampu memumpuni tiga macam mode speed. Selain perbedaan yang terdapat pada kecepatan kedua USB ini memiliki perbedaan dalam perpanjangan kabel.
Fire Wire
Konsep kerja dari fire Wire tidaklah jauh berbeda dengan USB namun perbedaan yang sangat mendasar dari keduanya adalah bentuk fisik dan kecepatannya dalam tranfer data, Fire Wire mempunyai kemampuan kecepatan tranfer data hingga 800 Mbit/s sehingga cocok di gunakan untuk tranfer data jenis streaming atau isochronous. Koneksi Fire Wire saat ini banyak di gunakan untuk tranmisi perangkat multimedia. Di samping kecepatan transfer data yang lebih baik, peralatan yang dihubungkan FireWire dapat berkomunikasi langsung tanpa melalui komputer. misalnya, scanner bisa langsung berkomunikasi dengan printer sehingga Anda bisa punya mesin fotokopi tanpa harus menghidupkan komputer Anda. Saat ini beberapa peralatan eksternal khususnya perangkat storage menggunakan interface fireware yang bandwidth ratenya lebih tinggi dari USB 2.0. Kelebihannya terletak pada multimedia, dimana transfer data antara device camcode dengan pc akan semakin lancar dan menyenangkan, hasil yang didapatkan juga sangat optimal dibandingkan dengan menggunakan USB versi 2.0 sekalipun. Dengan harga yang sudah ‘turun’ drastis menurut penulis ada baiknya kita sudah harus melirik ke teknologi interface ini. Seperti juga USB yang sudah total kompatibel dengan Windows, Firewire juga demikian dapat berjalan mulus tanpa instalasi driver diatas system operasi Windows 9x apalagi windows XP.
Perbedaan Fire Wire dan USB

Fire Wire USB
Dari segi kecepatan Fire Wire jauh lebih mengungguli di banding USB selain itu bentuk fisinnya memiliki ke tidak samaan, peralatan yang dihubungkan FireWire dapat berkomunikasi langsung tanpa melalui computer, Koneksi Fire Wire saat ini lebi banyak di gunakan untuk tranmisi perangkat multimedia, dari segi harga Fire Wire Lebih Mahal di banding USB

MESIN- MESIN PENGGANDA

Selasa, 17 Juni 2014

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Mesin - Mesin Pengganda Dokumen

BENTUK-BENTUK SURAT (STYLE)

Surat Menyurat

Jenis-Jenis Dokumen Kantor

Macam-macam Dokumen Perjalanan Dinas

cara bertelepon yang baik

TIPS MENJADI SEKRETARIS YANG BAIK

Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan Hidup

Macam-macam Perangkat Lunak dan Cara Penggunaannya

Mengenal Berbagai Perangkat Lunak Pengolah Angka

Berbagai perangkat lunak penglah kata

Perawatan Perangkat Lunak

ips Perawatan Software Komputer

Perangkat Keras Komputer dan Fungsinya

mesin penjilid

Jenis-jenis Mesin Fotocopy

ALAT KOMUNIKASI TRADISIONAL

Alat Komunikasi Zaman Sekarang

5 Alat komunikasi zaman dahulu

PERAN PENTING KEARSIPAN DALAM ORGANISASI

SISTEM KEARSIPAN

Artikel Terkait : Meja Meeting Untuk Berbagai Penggunaan

Tips Memilih Furniture Meja Kantor dan Meja Kerja Kantor yang Tepat Untuk Interior Kantor Anda

3 Tips Dalam Desain Furniture & Interior Kantor

Tips Dalam Mensiasati Ruangan Dapur yang Kecil

Desain Meja Rendah minimalis Untuk Aneka Gaya Rumah

PENGGUNAAN INTERKOM/AIPHONE

PENGERTIAN USB